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基于内部控制的高校固定资产管理新思路

  • 高会论文
  • 2021-04-20

张茜

摘 要:在高等教育“双一流”建设的持续推进下,上海市对高等教育的扶持力度不断增加,特别是地方高水平试点高校建设项目的大力投入,本市高校在扩大办学规模、整合教育资源的过程中,固定资产在教育经费的占比中逐年增高。由于高校资产体量剧增和管理松散,固定资产的使用效率低下,采购、处置随意等情况屡见不鲜。如何管好、用好资产,目前已不单单是资产管理的职责所在,更应该是整个内控体系协同优化的突破口。因此,我们必须正视高校在固定资产管理工作中存在的不足,并客观分析其原因,从优化内控的角度,为改善高校固定资产管理模式,提出可行性的建议。

关键词:内部控制;高校;固定资产管理

一、高校固定资产管理存在的问题

1.固定资产管理体制方面

一是管理制度层面。目前,大部分高校结合自身情况分别制定了固定资产管理制度,但大多院校存在“制度滞后”的问题,因为管理架构不科学,资产的转移、分类界定不清等原因,出现了管理职责的重叠与断层,即使针对性地制定相關管理办法也是“隔靴搔痒”,真正导致管理责任不落地的根因,还在于高校没有梳理出一套科学系统的管理体系,小范围调整与修订也难以突破高校资产管理的瓶颈。

二是职责架构层面。部分高校中,财务部门、资产管理部门和设备管理部门根据管理需要,分别管理不同类型的资产设备,也赋予其相应的管理职能。但由于职能界定不清、权限分配不合理,导致单位内部逐渐产生职责推诿的现象。“不想管”“不归我管”成为资产管理参与者最主要的症结点。

三是职能协同层面。部分高校未能建立资产管理与财务管理、预算管理相结合的协同管理机制,彼此管理孤立,资产信息变动不能及时有效地更新,导致资产购置、使用、报废等各个环节与会计核算相脱节,容易导致账、卡、物不统一。

2.固定资产管理环节方面

(1)固定资产采购。采购是资产管理的“入口”,高校固定资产采购主要通过两种方式:政府集中采购和未纳入集中采购目录的自行采购。政府集中采购各环节会严格按照流程进行,做好预算、公开招标、公平竞争、公正采购,这种方式下相对能把控资产的成本与质量;未纳入集中采购目录的自行采购具有较大的灵活性,采购需求与标准也相对随意。购置随意的现象与高校缺乏新增固定资产配置标准与预算管理等制度休戚相关。虽然财政部对高校在使用财政资金购置车辆或者200万以上设备时,要求其必须编制新增资产预算,且对行政单位通用设备家具也制定了相应配置标准,但在此规定范围之外,高校仍有大量的采购需求,品类繁多,高校无法根据以上标准来覆盖和量化各项预算管理工作。因此,高校大部分设备采购执行前缺乏必要的论证或者可行性分析。

此外,在采购执行过程中也没有有效手段去跟踪监督。在实际采购活动中,有时由一人完成采购、付款、验收入库等多个环节,与会计的不相容岗位相互分离原则有很大冲突;部分采购需求隐含倾向性与歧视性条款,将厂方提供的产品说明、技术描述直接作为采购需求,导致可能出现舞弊现象。

(2)固定资产使用。一是资产分配环节。在固定资产管理中,高校内部各部门专注于自己部门的资产,在资产管理中各自管理,未站在高校的层面进行资产管理,无法全盘考量资金与资产的合理分配。

二是信息变更环节。部分固定资产分配至各部门后,后续管理无专人负责,未对资产进行定期的盘点清查,资产重要信息发生变更时没有有效手段进行跟踪与修改,导致账实不符严重。例如,部分固定资产使用地变更时未登记,转移至学校其他部门使用时没有交接记录,诸如此类,都会导致资产盘亏、归属界定模糊。

三是维修保养环节。由于资产信息的相对孤立,资产实际的性能与使用状况只有使用人比较了解,资产管理员不能及时追踪到维修需求,有时只是通过线下的口头申请,更无从预先安排设备的保养维护。

四是使用效率层面。部分固定资产使用率不高,如仪器设备以及大型场馆,长期闲置,疏于管理。据了解,某高校审计时发现,纳入高校平台监管的大型仪器设备中有20%的设备年使用率低于50%,其中使用率最低设备的年使用时间仅为3小时,造成资源浪费。

(3)固定资产报废。随着信息技术的更新迭代,为配合高等学校“内涵式发展”要求,上海高校作为东方教育窗口,在引流国内外高精尖人才的同时,教学设备上也不断引进高新智能技术以配套“产―学―研”的教育生态链,故此,需要被淘汰的固定资产数量也呈上升趋势。为达到资产购进与处置的协调,不让配置与闲置超标,高校在固定资产达到使用年限后通常不会再考虑对该类固定资产进行维修,对维修后仍具有使用价值的资产也弃之不用,有的固定资产虽到达使用年限但仍有使用价值也会立即处置,以上种种都直接造成了资源浪费。

3.固定资产管理手段方面

一是大部分高校虽然实现了固定资产管理电子化,但只是进行简单的资产数据登记,大多审批流程还是通过线下完成,且现有资产管理系统不足以支撑各项日常资产管理业务的需求,缺乏固定资产从购进到报废的全过程管理,系统操作复杂,为资产管理者徒增压力。

二是部分高校资产管理信息系统与财务管理信息系统不能联网建账,资产管理与财务管理软件各自为政,数据资源不能交流和共享,造成账账不符,尤其是在《政府会计制度》实施以来,固定资产的计提折旧对资产管理与财务管理的紧密联结提出更高要求,财资管理人员需要耗费大量的人力和时间进行对账,仍然难免错误和疏漏。

三是目前仍有高校未充分利用信息化平台对固定资产使用、调剂和配置加强监管。

4.固定资产绩效评价方面

高校的资产管理评价体系不完善,与资产配置标准执行情况、资产使用率及闲置率还缺乏科学的评价关联,高校各部门可以无偿使用足够的资产,导致各部门之间竞争缺失,只专注于自己部门的资产使用,资源共享机制缺失,既不利于资产整体的配置,也不同程度地导致资产使用效率低下,浪费现象严重。

二、构建高校固定资产管理新思路

在各地高校资产管理改革与优化的道路中,管理思路应该走在前面,只有捋清管理痛点,找寻问题根因,制定相应对策,才能在资产管理模式探索中少走彎路。通过分析以上高校资产管理工作中的共性问题,可见资产管理是单位内部管理的重要组成部分,也是内控管理的核心环节,“牵一发而动全身”,想要在资产管理改革上有所突破,不仅要着重在资产管理这个“点上发力”,还要在“面”上协同内控各领域“齐抓共管”。在预算、核算、资产、绩效等相结合的理念下,通过信息化的手段,深化资产管理宣导,辅助发挥资产管理体系建设,落实资产管理责任,才能真正在加强高校资产管理能力上有所助益。

1.加强领导,高度重视

高校应将固定资产管理工作与教学、科研放在同等重要的位置,认识到资产管理是学校教学、科研管理工作的基础。领导层高度重视,加强顶层设计,将资产管理纳入学校建设发展的重要方面。积极动员工作人员加强资产管理政策与业务的相关培训,让各级教师和工作人员了解高校推进资产管理工作的重要性,为具体工作展开统一思想。

2.归口管理,责任到人

高校需明确资产管理组织架构,负责对固定资产进行统一协调、统一管理。培养学校内部储备管理人才,发展资产管理组织力量。根据“分级负责,责任到人”的原则,在高校内部梳理管理职责,明确资产调剂、租借、对外投资、处置等业务流程,划分归口管理部门,逐级分配审批权限,将资产分配到使用人或者部门资产管理员,切实做到责任落地。各部门建立资产台账,加强资产的实物管理。高校应当定期清查盘点资产,确保账实相符。财务管理部门、资产管理部门、资产使用等部门或岗位应当定期对账,发现不符的,应当及时查明原因,并按照相关规定处理。

3.全盘清查,摸清家底

高校应先摸清固定资产家底,加大资产清查力度。定期开展全校性的固定资产盘点,全面、清楚掌握学校资产的明细情况。对于一些固定资产较为集中的部门,应重点清查资产的在用情况,做到账账、账实相符的同时,掌握其分布和利用情况,防止资产闲置或流失。

4.强化管理,优化手段

由于互联网技术的快速发展,增强资产内部控制对思维形式的转变、机构组织的完善和对高等院校的管理工作均有着积极的意义。积极推进资产管理信息系统建设,固化资产管理流程及相关审批表单等,使资产管理工作更专业、更规范。通过信息系统,做好资产的统计、报告、分析工作,实现对资产的动态管理。学校内部部门和资产管理员可以通过分级授权,随时登录查询相应的资产信息,实现资产信息共享,掌握资产存量和增减变化情况,及时反映资产状态的相关信息,为分析资产使用效益、处置闲置资产等提供有效依据。

同时探索加强固定资产信息管理系统与财务账务系统的数据交互,实现有效对接,解决账实不符的状况。

5.合理配置,科学规划

高校应健全资产配置机制,根据学校学科发展、人才培养、专业建设、科学研究等中长期发展规划,在学校的统一领导下制定3―5年的固定资产配置规划。在编制年度财务预算时,应按照学校制定的资产配置规划,在摸清存量及其使用情况的基础上,对各部门申报的增量资产进行综合评审,先在校内调剂使用长期低效运转或者闲置的资产,在确实无法调剂使用的情况下再安排年度资产购置预算。

6.资源共享,提高效能

按照“盘活存量、用好增量、厉行节约、物尽其用”的原则,根据本市各级行政事业单位建设“公物仓”的要求,高校内部可施行“线上”与“线下”相结合的资源共享机制,将超标配置、低效运转或长期闲置不用的资产调入共享池,以供集中管理、调剂使用,从而降低资产购置成本。对价格昂贵且利用率较低的专用设备及教学场馆,利用物联网技术和二维码标签,引导和支持更多单位通过扫码实现资产共享共用,提高资产使用效率,推进资产管理集约化。

7.严管审批,过程跟踪

对于资产采购执行、资产租借、处置、投资等环节除了对审批节点的重点关注,还应加强其事中、事后的跟踪监管。通过信息化的手段和数据分析,对事中、事后的数据与事前审批的数据进行分析比对,全面反映各环节的数据透明、过程留痕以及效益实现情况,例如,变卖资产过程、处置收入及租借合同履行情况,均应纳入信息管理系统,为决策分析与绩效评价建设提供数据支撑。

8.内部监督,绩效评价

高校应当明确各相关部门或岗位在固定资产管理内部监督中的职责权限,规定内部监督的程序和要求,对内部控制建立与实施情况进行内部监督检查和自我评价。

建立健全定量和定性相结合的资产管理绩效评价体系,创新评价计算方法,立足多维视角和多元数据,利用成本效益法、比较法、因素分析法等,提高资产管理绩效评价结果的客观性和准确性。评价指标的确立,坚持以资产的管理效益为前提,将操作规范性、费用合理性、资产利用率以及卡片信息错误率、及时性等作为指标把控元素,并给予相应的奖惩激励。

三、结语

固定资产管理工作是高校各项管理工作的重要组成部分,不仅是保障学校正常运行的基本条件,也是涉及人、财、物综合管理的内控核心环节,对检验高校综合管理能力具有关键性的参考价值。基于目前全国高校普遍存在的资产管理问题,亟须高校内部重塑资产管理的能动观,梳理科学的管理思路,规范和健全管理制度,建立固定资产的高效运行机制,同时完善内部监督和评价机制,只有把固定资产管理好,才能保障教育事业的健康稳定发展。(责任编辑:兰卡)

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