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新形势下高校办公室工作存在的问题及对策研究

作者:英树志 程会敏 来源:人力资源管理 论文栏目:管理论文     更新时间:2019-06-13   浏览

英树志 程会敏

摘要:高校办公室是高校的综合办事与服务机构,其工作效率和服务质量直接影响着学校教学、科研、学生和后勤等各项工作水平。本文系统地分析了高校办公室工作的作用与职能、存在的问题,并提出了提高办公室工作效率的对策建议。

关键词:高校办公室 工作效率 职能

高等教育高速蓬勃发展,竞争也愈发激烈,高校的方方面面的工作也应该与时俱进来适应这个新常态。而高校办公室作为综合办事及服务部门,既有内外沟通传递信息的职能,也具有辅助学校领导决策的职能,它的工作效率的高低、服务质量的好坏直接关系着学校教学、科研等各项工作的服务质量水平,因此为高效发挥和挖掘学校办公室的职能作用,切实加强高校办公室改革建设已经不容忽视。

一、高校办公室的重要作用与职能

一般来说,高校办公室通常被赋予督察督办、沟通协调和综合服务这三方面的作用与职能。

督查督办主要是指督促学校各个部门机构切实执行上级决策、有效协调合作、规范和维护日常办公秩序,保持和保障学校领导及上级部门行政命令的畅通执行。主要工作内容包含对上级任务执行情况的督查督办和对内部工作的督查督办。办公室工作人员首先要养成严谨务实、快速响应、果断处理的工作作风,从而在处理突发和偶发性事件时,能够快速判断轻重缓急有序处理,避免办事拖拉。其次是要抓好重要文件和会议精神的传达响应、抓好领导批示和交办事项的办理。最后要建立健全督查督办制度,以便从制度上保障督办检查和跟踪反馈工作的高效高质量运行。并通过学习培训等方式培训工作人员的质量和效率意识,并实践到工作生活的各个环节中。

沟通协调也是高校办公室的主要职能。在各部门之间出现任务划分不清沟通渠道不畅时,其协调作用更显得尤为重要。要搞好协调工作既要操持原则也不能过于僵硬,在协调过程中要有规章制度的尺子从而避免随意性,同时也要灵活应变具体问题具体分析适时调整惯有的处理办法;在充分履行办公室的职能义务的情况下不能超越职能权限;在充分了解事实把握住关键问题时要寻求解决问题的最有效方法。

一流的教学科研来源于一流的管理和一流的服务,从某种程度上讲,管理就是服务,综合服务是高校办公室的重要职能。高校办公室为学校所有师生员工做好服务是所有工作的出发点和落脚点,一方面要完成学校布置的各项任务,另一方面要为工作在教学一线的教科研人员做好服务和保障工作。办公室工作人员在工作中要热情待人,在为师生领导服务的时候要诚心、耐心、细心、虚心。

二、高校办公室在管理和建设中存在的问题

很多高校的基本职能虽然大体一致,但也基本上都在进行着行之有效的改革完善,形成了各自特有的风格特点,各有卓越可取之处,但不可避免地也存在着一些共性问题,经过调研发现,大致呈现出以下特点。

1.工作人员职业专业化程度不高。办公室的工作性质决定了这个岗位的工作人员,应该具备比较过硬的政治文化素质、熟练扎实的业务行事能力。但是事实上,办公室人员多是从各个行业各个部门选拔录用的,往往并不是这个专业的人才或者是经过岗前的专业培训的,所以一般都缺乏行政管理及秘书专业等方面的知识,在一定程度上会影响着办公室职能作用的高效高质量发挥。而且,很多高校一般都缺乏健全的办公室管理制度、规范合理的行文办事章程,甚至没有行之有效的奖惩激励制度,从而导致人员的工作潜能很难有效挖掘,整体的工作水平和个人的创新能力提升都比较缓慢。

2.工作任务繁杂制约学习提高。办公室工作的范围广泛内容纷繁复杂,既要参与学校决策、检查督办,还要协调处理各种关系,既要传达领导指示也要上报师生民情,不仅繁多琐碎且要谨言慎行。事实上往往是,参谋助手的作用会被扩大以至出现大事小情都要办公室牵头、事大事小都让办公室负责的怪象,加之一些偶然性、突发性工作和任务也比较繁多,致命工作人员有心无力很难抽出时间进行专业技能、业务能力的学习和提高。

3.工作技术手段落后影响工作推动。创新是互联网+的灵魂和精神,互联网已成为大众创业、万众创新不可或缺的工具和平台。随着互联网技术的助推,高校正步入一个全新全方位的网络环境,国家启动的“互联网+”行动计划,也将影响和推动互联网与学校办公室的深度融合。虽然高校办公室一般都做了硬件升级拥有了较为现代化的办公设备,但在工作思想和思维模式上也还停留在传统的水平上,优势的宝贵硬件资源也没有得到充分的共享。因此,实现办公手段的自动化和信息化成为提高管理水平的迫切要求。

三、提高高校办公室工作效率的对策

1.打造素质过硬的专业化管理队伍。加强办公室队伍的规模高效建设、提高办公室工作人员的职业技能是适应高校有效运作的现实需要。从实际工作过程来看,高校办公室涉及的业务知识范围广泛,所以说工作人员的知识既要有专业性又要有综合性,既要有深度又有广度。办公室管理人员要以时不我待的精神增强培训工作的紧迫感和危机感,站在更高的起点,向着更高的目标,深谋远虑搞培训、学术交流会议等等;可以定期举办一些业务经验交流会,就工作中常常出现的一些问题相互讨论,同时鼓励办公室管理人员从事专业学术研究,并经常和外界保持联系,多参加一些学术交流活动。

2.大力推进办公信息化平台建设。办公自动化系统的信息传递模式是全方位的、多层次的、网络互连的,是提高学校整体运转能力不可缺少的工具,能在全校范围内建立统一的数据资源和标准。它基于工作流的概念,使工作人员能够方便地共享各种工作流程和数据信息,高效地沟通协同工作;能够实现迅速的信息采集和信息计算处理,简化了中间管理环节和数据冗余的情况,而且能大大提高管理效率。办公系统可对办公室的一些工作做集中流程化处理。应用办公自动化系统之后,任务的创建者或者发起人可以首先创建工作起点流程,相关的其他同事在平台上即可跟进流程,流程是自动实时流转的而且一般还可附带桌面弹出窗口或者手机短信提醒功能,每个工作人员的修改痕迹都可以保留,更重要的是最为常见而又效率不高的签字也可以被电子签名所取代。工作中要注意探索新思路改进系统功能,所有的办公自动化系统都是根据人的需求而设计的,是要根据变化的需求做实时的改进升级的,所以不断发现系统的缺陷和不足并在系统改版中改进。另外手机功能越来越强大越来越普及,移动办公已经成为可能并逐渐扩大规模,高校办公系统也可以同步开发手机APP版本,以便教师在校内校外甚至国内国外都可以参与、处理学校的事务。

综上所述,高校办公室的工作效率和工作质量是衡量一所高校综合管理能力和现代化水平的重要标准,只要从人员职业技能提升、实时跟进办公系统的现代化建设、加强人与物的有机统一等方面加强改革和建设,那么便能逐步稳步提高服务水平、促进学校的健康高效和快速发展。

参考文献

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