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新形式下二级学院档案管理现状与对策研究

作者:沈舒南 来源:人力资源管理 论文栏目:管理论文     更新时间:2019-03-14   浏览

沈舒南

摘要:随着高校普遍推行校院二级管理,二级学院已成为一个相对独立的单位。规范档案管理工作是学校教学评估、学院教学工作顺利推进的重要保障,是高校教育发展过程中亟待解决的问题。然而目前高校二级学院档案管理存在诸多问题,本文主要对这些问题进行分析并提出相应对策。

关键词:二级学院 档案管理 现状 对策

一、档案管理的现状及存在的问题

高校档案主要包括在教学、科研、人事、行政管理、党务等工作中形成的成果性文字、声像等各种形式的材料。高校档案管理需要档案管理人员对档案进行科学有效的管理,提高档案资料的利用效率。

目前高校普遍实行校院二级管理,二级学院成为一个承担了教学、科研、管理等职能于一身且相对独立的单位。在各高校普遍设有校档案馆的条件下,要求二级学院建立健全档案管理机制,以便更好地为学校各部门和学院自身服务。但是,从目前二级学院档案管理的情况来看,还存在很多问题:

1.档案管理重视程度不够,管理意识不强

尽管很多高校对二级学院的档案管理的重视程度较以前有所提高,但关注和规范的重点大多是试卷、毕业论文、实习报告等部分教学档案,对其他教学档案资料以及科研档案、人事档案、行政公文等档案重视不够,缺乏系统完善的管理制度,未将档案的管理工作纳入科学高效的管理轨道。

学院档案的收集、管理、使用,需要学院领导、老师和档案管理人员共同参与,然而事实上,领导、档案管理人员尤其是老师对档案意识不强。有些老师认为教师的中心任务是教书育人,档案管理是档案管理员的职责,和自己没多大关系;有些老师对档案积累抱着应付的态度,胡乱交差;有些老师认为有学校档案馆,学院没有必要严格档案管理。

2.档案管理机构设置不健全,缺少专业化管理人才

目前大多数高校的二级学院都没有专设档案管理员的岗位,各类档案通常是由相应的行政人员兼管。而二级学院办公室事务繁杂,行政人员身兼数职,对档案管理缺乏积极性、主动性,最多只能按照基本要求进行收集归档,难有余力再进行分类、录入、调阅等进一步档案管理工作。

二级学院行政管理人员大多没有经过系统、专业的培训,对档案管理缺乏完整性、系统性。同时学校激励措施不够,导致行政管理人员有机会就会跳槽到其他更有发展前途的岗位,人员变动频繁致使档案管理缺乏延续性。

3.档案管理手段落后,管理现代化程度不高

社会的信息化发展对学院档案管理提出了新要求,要求档案管理人员应当具备现代的设备操作能力和先进的档案管理方法,充分应用现代化信息技术加强对信息资源的整合、维护和利用。而二级学院的档案管理目前多停留在纸质档案、文件柜保存的状态,管理手段落后,大部分档案管理还依靠手工操作,效率低,增加了档案检索、查询的工作量,师生查询借阅资料不便,还容易导致档案遗失。

二、加强二级学院档案管理的对策

1.强化档案管理意识,完善档案管理制度

档案是学院日积月累的宝贵资源,是二级学院教学科研管理工作有序进行的重要保证。学院应当通过有效的宣传、教育手段,增强全院教职员工档案管理的意识,使大家认识到档案管理规范化不仅是为了应付各种评估、检查,而且将成为学院教学科研工作顺利推进、学院学科建设发展的有力保障,将档案的被动管理变主动管理。

同时学院要建立健全档案管理制度,用规章制度对档案的收集、整理、归档和借阅等环节进行约束,避免档案管理的随意性,将档案的规范性管理作为常态工作,注重实效、常抓不懈。

2.优化档案管理队伍建设,建立管理考核机制

建议学院积极争取高学历、有档案管理知识的人员从事该工作,优化档案管理队伍。而现有的档案管理人员多由行政管理人员兼任,缺乏档案管理的专业知识和相应的计算机能力,对这些人员应定期进行培训,提供对外交流学习的机会,熟练运用现代化的技术手段和设备。对档案管理工作建立绩效考核机制,定期进行档案检查或抽查,将检查或抽查结果与管理人员绩效奖励挂钩,奖惩分明,提高待遇,激发他们的工作热情,消除工作中的消极情绪,努力提高自身的业务素质和工作热情。

3.传统管理向多媒体管理过渡,区域管理向全方位管理转变

二级学院对档案传统的管理方式已不适应信息化时代的步伐,为提高工作效率,方便档案保管和调阅,学院应采用数码、影像等多媒体手段对档案进行存档,形成纸质档案和电子档案并存的管理方式。在保证档案安全性和保密性的前提下,建立电子档案信息库,实现学院档案与学校档案馆、其他学院、各职能部门间档案互通,变学院区域管理为全校全方位信息化管理。

总之,档案管理是二级学院工作的重要组成部分,同时也是二级学院在日常管理中的薄弱环节,而二级学院在不断发展的过程中,档案管理的要求将日趋提高。只有全面重视档案管理工作,不断提升档案管理队伍的专业化程度、提高档案管理的现代化水平,才能将二级学院档案管理工作落到实处,以达到为学校改革和发展提供高水平服务的目的。

参考文献

[1]白彦琴.高校二级学院行政管理人员发展困境及激励理论选择[J].改革与开放,2011(18)

[2]粟翔.内江师范学院档案管理调研报告[J].内江科技,2015(6)

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