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高校电子政务建设与档案信息化建设的互动

作者:周丽娜 来源:电子技术与软件工程 论文栏目:计算机论文     更新时间:2019-03-14   浏览

周丽娜

摘 要 当前乃是信息化时代,诸多领域的工作均呈现出电子化、信息化的发展趋势,高校也不例外,其政务建设与档案管理均向着电子化的方向发展,并且二者之间呈现出相互促进、相互影响的良好关系。可以说,二者各有其优势,只有二者实现良性互动,才能真正发挥出其自身优势,为高校的发展提供全方面的服务。本文从电子政务建设、档案信息化建设两个方面入手,试探究其互动关系的形成。

【关键词】高校 电子政务建设 档案信息化建设 互动关系

所谓电子政务,又有电子政务的别称,由社会政府机构使用网络技术来建设网站、研发APP,使政府其他部门、企业以及普通人可以从中获得信息。高校作为政府工作中的一个重要方面,其日常工作的展开离不开地方政府的指引,电子政务的存在使得高校可以更加便利地获取信息,进而更加科学地开展工作。而档案管理与之有着非常密切的联系,信息化档案管理工作可以与电子政务相互补充、相互促进,为电子政务建设提供巨大的保障。因此,高校将档案信息化建设与电子政务建设融合在一起,是非常必要的。

1 二者之间的关系

无论是电子政务的建设,还是档案信息化管理的建设,二者之间都存在着极为密切的联系,若要推动电子政务不断发展,必须要有档案信息化作为保障,原因在于电子政务建设离不开大量数据与信息的支持,高校的档案恰好是一种拥有各种数据信息的庞大资源库,电子政务可以从中获取大量的信息并加以整合利用,如果缺少了档案信息化所提供的信息支持,电子政务将会成为“空中楼阁”,不再具有存在的意义。与之相对的是,档案信息化的建设也需要电子政务向其中融入,这样可以确保档案在使用上更加便利,相关人员不必花费大量的时间精力进行纸质档案的查询,其工作效率必然会大大提高。

2 如何促进二者之间的互动

2.1 在高校档案管理中融入电子政务建设

(1)当今社会节奏不断加快,人们无论从事任何工作,都要求节约时间、简化流程、尽可能地“省事”,高校档案管理与电子政务建设也是如此。在档案信息化中融入电子政务,可以使高校在档案查找上更加方便、快速,高校也会因此提高工作效率。在档案信息化建设中,工作人员可以通过设置权限来进行档案管理工作,即使工作人员不在校园内网中登录,也可以从外网中利用自身的权限进行信息查询,这无疑有助于工作任务的完成和工作负担的减轻。

(2)电子政务有利于高校学生档案接收近现代化管理。相较于传统的档案管理,现代化的档案管理无疑具有更高的工作效率,工作人员不必困在固定的场所即可完成工作任务,工作场景的改变使得既往枯燥乏味的工作流程出现了改变,工作人员即使面对同样的工作内容,也能保持原有的工作效率,更是工作效率得到提高。

(3)档案一般接受严格的监控,其流向极为严谨,需要经过多重的等级,传统档案管理均为手工记录方式,工作人员即使耗费大量时间精力也有可能出现错误。而档案管理的信息化,可以解决上述问题,电子政务的融入使得档案管理具备了自动催促还回等多长功能,借走档案的人员可以及时归还档案。

(4)电子政务的融入有助于丰富档案内容。高校档案部门实际上保存了许多记录学校教学过程的资源,这些档案信息在最初可能仅仅记录了关于教学的信息资源,而在电子政务融入之后,高校档案资源将会扩展其记录范围,将科研工作的相关信息业记录在档案中,甚至一些学生工作信息也被纳入到信息化档案管理的记录范围之中,最终形成种类齐全、内容全面的资源信息库。

(5)电子政务为高校档案研究提供了便利,工作人员借助电子政务系统可以轻松找到自己所需要的档案,查询并使用档案信息,第一时间获得档案的最新动态。当然,也正是因为档案的信息化,使得人们的思路得到拓宽,不再囿于当初有限的档案资源,所以在一定程度上促进了思维的创新。

2.2 在电子政务建设中融入档案信息化管理

2.2.1 高校推行档案信息化管理,可以确保电子政务的正常运行

高校档案实质上是电子政务进行的基本保障,电子政务在运行过程中产生的信息可以作为高校档案的信息资源,而高校信息化档案则是这些资源的集合处,电子政务系统有需要时便从高校档案库中进行数据调取。高校信息化档案原本是單纯的文字,将其融入电子政务之中,出于建设电子政务的需要,需要在档案中加入图像、声音等多媒体信息,这无疑从另一个层面丰富了档案信息,促进了电子政务管理的全面性。

2.2.2 档案信息化在电子政务中的融入使得既往电子政务中存在的信息共享问题得到了切实的解决

档案信息这种重要资源具有常人难以想象的重要价值,而这种价值的实现形式便是“充分利用”,档案信息化使得档案信息可以最大限度地被共享,电子政务可以李立勇档案资源,使其与社会其他资源无缝连接,实现人力、物力、财力的优化配置,档案信息化在电子政务的影响下可以实现最大增值。以笔者所在高校为例,某教师便利用了档案信息的共享开展教学与科研工作,其他同院系的教师则对学校的行政方式与组织结构进行了改变,学校档案部门逐渐向着网络组织的形式发展,真各个学校在办事流程上更加透明,办事程序上更加畅通,人员上更加合理,财力、物力与人力都得以节约。

3 结语

电子政务、高校档案信息化这二者之间存在着相互联系、相互促进的密切联系,工作人员应该在电子政务中融入档案信息化建设,在档案管理中融入电子政务建设,如此可以提高高校工作效率,实现二者的共赢发展。

参考文献

[1]陈佩馥.高校档案信息化建设中电子政务网的融入研究[J].中国管理信息化,2015,18(11).

[2]程钰.依托电子政务推动高校档案信息化建设[J].兰台世界,2012(23).

[3]杨光,邸妍,邢丹.电子政务与档案信息化建设的构建研究[J].才智,2011(32).

[4]李淑华,马建国.高校电子政务建设与档案信息化建设的互动研究[J].云南档案,2009(03).

[5]梁兵,董伟琴.电子政务与档案信息化建设的互动关系研究[J].信息管理:上海,2009(01).

作者单位

南阳医学高等专科学校 河南省南阳市 473000

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