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优化事业单位内部控制的策略

作者:许婷婷 来源:管理观察 论文栏目:管理论文     更新时间:2019-02-11   浏览

许婷婷

摘要:在我国事业单位是一种特殊的组织类型,主要是指国家和政府在充分利用国有资产的基础上设立的,并且从事科技、卫生、教育、文化等活动的社会服务组织机构。据相关统计资料显示,目前我国事业单位中的从业人员已经超过了1亿人。可见,事业单位在我国经济、社会发展中扮演着重要的角色。纵观我国事业单位内部控制管理水平和现状,总体情况不容乐观,内部管理水平低下,大部分事業单位缺乏一套完整而科学的内部控制体系。因此,对我国事业单位内部控制的实施情况及存在的问题进行研究有着重要的现实意义。本文将以A事业单位作为研究对象,对该事业单位在内部控制中存在的问题进行剖析,并有针对性地找到解决策略,旨在为促进我国事业单位的发展提供有价值的参考。

关键词:事业单位 内部控制 问题 有效策略

中图分类号:F810.6 文献标识码:A

1 绪论

1.1研究背景

我国事业单位主要是为社会提供科技、文化、教育、卫生医疗等方面的社会公益性服务,同时,我国事业单位还承担着满足广大人民生活基本需要、增进社会福利的重要保障职能 。随着国内外经济环境的不断变化,我国事业单位所面临的环境日益复杂。对事业单位内部控制的实施状况进行有效评价和研究,一方面能够弥补事业单位在机制和体制上存在的管理漏洞,全面提高事业单位的管理水平;另一方面能够有效提升和改进公益性服务的质量和效率,从而实现有限的社会资源创造更多社会价值的目的 。近年来,随着我国阳光政务公开要求的实施,我国事业单位成为国家进一步深化改革的着力点,更成为广大社会公众关注的焦点,特别是在廉政风险的有效防范上,在防范机制的建设上,在行政体制改革的进一步深化上,如何才能有效提高事业单位内部管理水平?如何才能有效降低行政成本?这些都依赖于内部控制的顺利实施,真正实现将权力的老虎关进制度的笼子。

1.2研究动机

2017年1月25日,财政部发布《关于开展2016年度行政事业单位内部控制报告编报工作的通知》(财会函〔2017〕 3号),推动事业单位按照《行政事业单位内部控制报告管理制度(试行)》(财会〔2017〕1号)编制内部控制报告,掌握单位内部控制建立与实施情况,更好发挥信息公开对单位内部控制建设的促进和监督作用。因此,本研究以此为动机,研究事业单位内部控制中存在的问题,并找到有针对性的对策,为促进事业单位的发展奠定基础。1.3研究意义和目的

随着新时代的发展,广大人民群众对政府提高服务效率、努力践行清正廉明的呼声不断提高,为了能够更好地促进我国社会主义市场经济的发展、促进我国政治和文化的建设,为了实现社会的和谐发展,为了努力构建法制、高效、廉洁的政府,研究事业单位内部控制有着极为重要的现实意义。

2 相关概念

2.1事业单位

所谓事业单位主要是指那些以实现社会公益为主要目的,由国家机关主办,或者由其他组织充分利用国有资产举办的社会服务组织,该社会服务组织主要是从事文化、教育、科技、卫生等活动。可见,我国事业单位具有较强的公益性、非营利性、服务性、公共性等基本特征。事业单位所创造的成果、价值无法以货币、实物来直接计量。

2.2内部控制

所谓内部控制主要是指企事业单位为了实现已经制定的目标,需要制定一系列制度、规范化的执行程序和方法,并以此为基础对业务活动中的风险进行有效预防和管控。我国关于事业单位内部控制的建设还处于起步阶段,与事业单位内部控制相配套的一系列保证性措施并不完善 。目前,我国事业单位内部控制建设任重而道远。一方面,必须肯定我国事业单位在内部控制建设上已经取得了一些成绩;另一方面,事业单位中各种违法违规案件的发生频率仍较高,内部管理效率低下等问题还较为明显,这些问题如不能及时纠正,必将影响到我国事业单位为社会提供公益性服务的质量和服务效率,严重的还会给国家财产带来巨大损失,使人民群众利益遭受侵害。

内部控制包括五个基本要素,分别是内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督 。

3 事业单位内部控制中存在的问题分析

3.1 A事业单位基本情况

A事业单位是教育部的直属事业单位,主要工作内容包括开展学位与研究生教育的科研工作,为教育部、国务院学位委员会、国务院教育督导委员会有关政策的制定提供参考;承担教育部、国务院学位委员会、国务院教育督导委员会委托开展的学位与研究生教育的评估、评审监测工作,并根据需要面向社会自主开展与学位与研究生教育有关的评估、评审服务工作;承担以研究生毕业同等学力人员申请硕士(博士)学位全国统考的命题和考务工作;承担学位证书资历及相关材料的认证评价、鉴定和咨询工作;主办《中国研究生》杂志等。A事业单位内设办公室、财务处、评估处、考试处、认证处、信息处、综合处、编辑部等8个处(部、室),共有员工约100人。

3.2 A事业单位内部控制现状及问题

A事业单位在加强党风廉政建设的同时,对经济和业务活动的内部管理不断规范和科学,为内部控制建设打下了较好的基础,主要体现为:第一、单位领导重视单位党风廉政建设和职工道德文化建设,营造了良好的内部控制环境,为内部控制发挥作用奠定基础;第二、内部管理体系初具规模,现有内部制度和管理规范涉及重大事项决策、财务、人事、资产、廉政建设等运行管理内容,各项经济活动操作形成基本流程;第三、单位充分认识到经济活动和业务活动的协同效应是提升内部管理水平的长效机制;第四、事权归口职责逐步清晰,单位内设机构中逐渐形成职责较为清晰的归口部门(岗位),有利于持续推进事权规范化、合理化;第五、信息化管理具备一定基础,OA协同办公系统、财务管理系统、各业务系统等已应用和待应用的软件信息系统,为有效落实内部控制体系提供了较好条件。

尽管取得了上述成绩,但是A事业单位的内部控制的实施与建设方面还存在一些不足,主要表现在以下几个方面:

3.2.1内部控制环境相对薄弱

在我国相关规范中规定:事业单位应单独设立职能部门或牵头单位,对本单位内部控制管理工作进行组织和协调,并对内部控制的实施负主要责任。但是目前A事业单位还仅依靠各项规章制度和业务流程来实现对内部控制的实施,并未依据相关制度和规定建立一套真正独立的、完整的内部控制管理体系和制度。例如:A事业单位目前缺乏从上至下对内部控制重要性的认识,特别是在组织机构的设置上更是问题明显。并未根据单位的实际情况设置专门的内部控制部门或人员,而只是规定财务处作为内部控制的牵头部门和监督部门,这种机构设置不利于该单位内部控制的有效实施。

3.2.2风险意识明显不足

我国事业单位由于长期以来受体制的影响缺乏风险管理意识,风险评估机制不完善。例如:A事业单位目前缺乏一个独立的风险评估工作小组,对风险评估和内部控制的措施基本都分散在各项业务流程中,由于缺乏统一的风险评估机制导致该事业单位目前在各项业务流程中并未做到全面和系统的要求。再例如:A事业单位并未设定清晰的风险管理目标,也未将风险目标分解到不同的岗位中,造成这样的原因主要是由于缺乏清晰的思考和认识造成的,作为单位领导并未站在长远的发展角度,而只是走一步看一步的状态,对于如何对风险管理目标进行精确地定位并不明了,对于风险目标的风险和度量并未进行深入思考。A事业单位风险识别存在缺失,这主要是由于政府职能的天然性限定的,弱化了该事业单位积极向上的动力,是一种长期积累下来的弊病。

3.2.3内部控制活动明显不足

目前A事业单位未围绕业务流程进行内控体系建设,也未根据单位的实际需要来建立内部控制管理机制,更未构建以风险为导向的内部管理制度。因此,A事业单位的内部管理控制流程和制度需要进一步设计和优化。例如:A事业单位一直以来较为重视人力资源建设,但是在现有人力资源规划下,缺乏预算等内部控制关键岗位的人力资源规划和人才队伍建设。各业务部门也未根据自身业务特征和人员素质,建立健全内部控制关键岗位的设置,确保选拔任用的人员具备与关键岗位相适应的职业道德修养、专业知识和技能,造成部门项目预算执行差异大,内部控制权责不明确、不合理的现象。

3.2.4缺乏完善的信息沟通机制

随着现代信息技术的飞速发展和网络技术的迅速普及,虽然目前A事业单位十分重视信息化的建设和发展,但是,A事业单位并未进行内部控制流程的信息化管理,信息化建设在内部控制管理中的作用并未得到充分发挥。例如:A事业单位目前已经具备了人事信息管理系统、财务软件管理系统、资产管理系统等,但是并未建立内部控制信息系统。作为事业单位完全可以充分利用目前已经拥有的财务信息系统进行整合,并优化财务管理业务的流程,同时实现与资产管理系统、采购管理系统的无缝链接;A事业单位可以重新设计OA协同办公系统,全面提高事业单位的工作效率,提升内部控制管理水平。

3.2.5缺乏科学的内部监督机制

内部控制的监督分为内部与外部监督两方面。完善的监督体系是保证事业单位健康、稳定、可持续发展的必要条件,更是内部控制中不容忽视的部门。因此,必须构建完善的监督体系,真正做到有效监督。但是,目前在A事业单位中做到这一点并非易事。例如:A事业单位的内部监督体系缺乏完善性,这不利于该单位内部控制内部监督的顺利完成,该事业单位的内部审计流于形式,并未真正体现出内部监督的独立性、权威性。

4 优化事业单位内部控制的有效策略

如前所述,在发现A事业单位内部控制中存在的问题后并不是我们研究的重点,如何解决问题才是一切研究的出发点和归宿。针对上述A事业单位内部控制中出现的问题,笔者认为应从如下角度进行解决。

4.1营造完善的内部控制环境

内部控制环境的营造可以从提高对内部控制的重视程度、进一步完善组织构架、建立内部控制制度、实现科学的人力资源管理、加强事业单位文化建设等方面来实现 。A事业单位可以通过开展丰富多彩的文化活动来提高员工积极参与内部控制的积极性、主动性;A事业单位可以在专家的帮助和指导下,对每个岗位重新进行梳理并编制岗位责任说明书,真正做到权责分明,各负其责。

4.2優化风险评估机制

风险评估机制的构建,是保证内部控制顺利实施的基本前提,而这一点恰恰是很多事业单位最缺乏的。作为事业单位应该定期开展经济活动风险评估工作,并从单位层面和业务层面建立关键风险点,对可能发生的经济活动风险进行科学地排序,并设计出有效的、完善的风险控制措施,一定要将经济活动的风险控制在单位的可承受范围内。A事业单位应建立风险评估工作制度,坚持因地制宜、实事求是的原则,注重评估措施的可操作性、评估结果的实效性,明确实施重大事项风险评估的具体范围,制定评估办法,细化工作流程,有序推进重大事项风险评估工作。

4.3优化内部控制活动

规范而科学的内部控制活动是内部控制中的重要内容。对于事业单位而言必须进一步规范内部控制活动,谨防各种贪腐现象的发生。在内部控制建设中,重点梳理基于单位业务特征的关键岗位,加强关键岗位人员的选拔和培养,保障内部控制体系的有效运行。同时应建立内部关键岗位轮换制,这样做的目的是:一方面加强对全面人才的培养,努力发掘具有创造力和积极性的人才,在增强单位活力的同时,促进部门之间的沟通与协调;另一方面,还能够有效地防止由于某一员工在同一岗位担任多年并积累了丰富的人脉和经验而出现的舞弊串通、贪污腐败、职业倦怠的问题。此外,A事业单位可以建立内部授权审批制度,在内部授权审批制度中要求中层领导对于金额较少的支出申请可以直接进行审批,而对于重大支出、非日常支出等必须经由单位的一把手进行审核、或者集体决策后才能决定。并通过围绕业务流程进行定职和定岗的流程梳理,通过衔接业务活动和经济活动,从源头建立沟通协调机制,实现管口前移,变事后控制为事前、事中全过程控制。

4.4优化信息沟通机制

任何科学而合理的制度要想真正落实必须依靠科学的执行来发挥作用,更需要员工之间的相互配合与协调才能完成。信息的沟通与交流环环相扣、省时省力,这就要求A事业单位必须进一步加强沟通,在单位内部全面推进信息化建设。在今后的系统开发和升级时,充分考虑业财融合的需求,在业务信息系统中设置便于财务审核的表单功能或开通财务审核的权限,充分利用信息化手段,提高业务活动和经济活动的协同效应。进一步优化和改善目前的信息化条件,充分利用信息化的巨大优势,在保证信息全面传达的同时,缩短沟通与信息发布的时间;将内部控制机制嵌入到信息管理系统中,并构建科学化常态化的内部控制机制。

4.5优化内部监督机制

只有实现内部与外部监督的融合,并予以强化,才能真正实现监督的作用。完善而科学的监督机制能够使事业单位在第一时间发现运作中存在的不足,并及时予以纠正和完善,有效降低风险的发生。因此,A事业单位应建立完善的内部审计监督机制,对内部会计控制的执行情况进行再控制,并协助单位的领导认真履行其职责,充分发挥内部监督的作用。同时,A事业单位还应该保证内部审计机构的独立性、权威性,并定期或不定期地对单位内部进行审计,并对在内部控制中的各项政策与程序的执行情况进行有效监督。

综上所述,事业单位内部控制管理水平的提升不仅仅是为推进我国改革与发展的基本要求,更是对社会公众受益事业单位权力的应尽之职责。我们坚信,在不久的未来,在内部控制不断规范化、科学化,在风险防范能力不断增强,在信息化程度不断提升的大环境下,事业单位定会为社会发展做出更大的贡献。

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