返回论文网在线首页
  • 论文网在线-首页
  • 免费学术论文
  • 学术期刊
  • 论文网在线网站简介
  • 征稿授权

“双套制”下档案管理理念的变革

作者:张译之 郑良杰 徐建 来源:管理观察 论文栏目:管理论文     更新时间:2019-02-11   浏览

张译之 郑良杰 徐建

摘要:网络时代的来临,使得电子文件的传递也更加方便。使过去采用的纸质文件已经面临淘汰局面,甚至不能再满足企业的需要。尽管如此,很多企业却对电子文件的安全性表现出了不信任的态度,所以在采用电子文件的同时,也采用了纸质文件。这种“双套制”的档案管理模式容易给档案部门带来一些问题,所以必须进行变革。笔者对此进行了分析,希望能为广大的相关工作者提供一些参考依据。

关键词:“双套制” 档案管理 理念 变革

中图分类号:G271 文献标识码:A

1 什么是“双套制”

在电子文件管理时代,为了促使电子文件能保存长久,也为了促使文件更加真实,所以产生了“双套制”的档案管理理念。

第一,纸质档案里的“双套制”需建立在档案的安全性方面,要求档案文件根据规定保存在档案馆内。另外一套则由文件生成部门自行保存,实行备份。到了后来,“双套制”不但包括纸质文件的保存,同时也以缩微胶片等形式保存了另外一套。也因此,不管是哪种载体,不管是异地、本地都实施备份。在电子环境当中,“双套制”主要针对的是归档保存状态,所以顾名思义,被称为“双套归档”。也就是说,针对同一份文件不但保存纸质文件,同时也保存电子文档,两者均可进行使用。

第二,“双套制”还存在一个“双轨制”的概念,这是针对文件使用和处理阶段所提出的。电子文件与纸质文件随着处理流程而不断转化,在进入运转程序时演变成了纸质、电子两种。工作人员必须对内容相同的两种文件进行一定程度的处理,现行阶段完成之后,“双套制”导致“双套”归档产生。在“双轨制”中也包括了“双套制”,使得文件得到了合理化管理。电子文件也属于“原始文本”,能起到处理事务的作用。若是管理到位,那么便能产生完善的元数据,同时产生全面化的电子文件。

在实现了“双套制”之后,不但能对纸质文件进行复印,同时也能对纸质文件进行数字化扫描。但一般环境下纸质文件的数字化归档,则不在笔者阐述的范围内。

2 实施“双套制”的原因

2.1电子文件比纸质文件更具备优势

比起纸质文件,电子文件的方便性更强。而且电子文件的存储密度很大,存储空间小,所以也满足了人们对于文件和档案信息的使用需求。随着大家对信息的时效性要求越来越高,电子文件的优势也越来越突出,其具备纸质文件所没有的优势,同时得到了一定的普及。

2.2电子文件所存在的劣势

电子文件具有几个劣势,这些劣势限制了电子文件的使用,所以很多人采用“双套制”的理念。

一是安全性。电子文件必须依靠软硬件技术设备,而且设备更新会使得信息无法读取。存储的载体若是产生了问题,那么就会影响文件的安全性。此外,信息在传递的过程中非常容易暴露。但纸质文件却具有稳定性强的特点,不但保存时间长,而且非常安全。

二是法律凭证性。由于电子文件的内容和载体容易分离,而且也容易进行修改和复制,最终影响信息的真实性。此外,电子文件不能被作为法律凭证。尽管我国法律没有排除将电子文件作为证据和凭证,然而电子文件的证明力却不够。不仅如此,法律也没有对电子文件的归类进行规定,所以电子文件通常不能被当成直接证据。但纸质文件却相反,其不但具有原始记录性,而且安全可靠。在法律诉讼或者案件调查中,纸质文件可以被当成凭证、证据。

3 档案“双套制”管理模式存在的问题

3.1馆藏纸质档案难以进行数字化处理

站在量的角度来分析,发现企业在促使纸质档案朝着数字化方向发展时,需要耗费较多的资金和技术。站在职能的角度来分析,发现档案部门属于企业中的一部分。在推动档案数字化的进程时,容易产生不少阻力。而且很多档案部门只注重收藏,不注重利用,导致档案无法得到全面规划,数字化进程也无法得到推进。所以,难以达到良好的效果。

3.2纸质档案的量越来越大

企业在发展的过程中,纸质档案的量会越来越大。一般的方法是在归档后对纸质档案进行扫描,然而工作量太大,而且需要成熟的技术和管理制度作为保障。大部分企业的科技档案都仍然以纸质档案为主。配套电子档案的归档方式有两种,一种是促使电子档案和纸质档案进行同步归档,但这样的方式不容易实现。另外一种则是在归档时仅仅只收纸质版本,等到纸质档案整理结束,再将纸质档案进行电子扫描,变成电子档案。所以“双套制”管理模式所产生的工作量非常大。

3.3档案日常管理事务繁杂

在对档案进行日常管理时,可将管理工作分为两部分。一部分是纸质档案的搜集、整理、鉴定、保存等。这些工作非常繁琐,任务量也很大,属于管理中的核心部分。另外一部分是纸质档案的借阅利用服务。在借阅纸质档案时,档案工作者必须要进行登记,办理手续,进行注销等,经历很多流程。

3.4缺少电子档案的归档接口

因为受到“双套制”管理模式的影响,所以电子档案归档接口至少需要两个,一个是档案系统接收数字化档案的接口;另外一个则是办公自动化系统和档案系统的归档接口。然而目前的问题是,办公自动化系统接口和档案系统接口的标准不一致。在办公自动化系统的电子公文流轉完毕后,不能自动归档到档案系统。此外,档案系统也缺乏一定的能力来支撑电子公文的使用。同时也容易出现这样的情况:增量档案导入的流程不明确。此外,数据导入的流程太复杂,可能产生操作方面的失误。

3.5电子档案归档的范围不明确

企业的档案分为很多种,其包括了财务档案、文书档案、技术档案、设计档案、商品档案等等。要促使这些档案全部被转化为电子档案,工作量非常大。举个例子,之前的图纸档案的扫描,包括了会计档案的导入、凭证的扫描等。这些工作均可能产生瓶颈方面的问题。

3.6档案管理人员缺失

目前,很多企业都存在档案部门人员紧缺的现象。一些企业将其他部门的人员放在档案工作岗位上,致使工作人员身兼数职。这样一来,工作人员日复一日地重复着机械式的操作,逐渐失去了档案工作的创新性和进步性。此外,很多档案工作者的年龄都偏大,这些工作者偏执于纸质档案的管理和保存,不会使用电子档案,甚至对信息技术产生了抵触心理。也因此,档案部门缺少新鲜血液的输入,甚至无法突破全新的思路和理念,因此难以获得技术方面的进步。

4 “双套制”下档案管理理念的变革

4.1明确电子档案的收集范围,制定出科学合理的档案归档范围

从目前来看,企业针对电子档案进行管理时,需要注重这两个方面的内容:第一个方面是文书档案,第二个方面是技术档案。

4.1.1对文书档案进行归档整理

文书档案也可以被分为两种类型,一种是企业收文,一种是企业发文。企业的发文一般都以系统原生电子文件为重点。而且这些文件能够在企业的办公自动化系统中得到转化,通过标准化接口,也可以被归档至档案系统的预归档库。同时,也由工作人员对电子文件和纸质文件进行统一化整理,最终交给档案部门进行保管。企业收文则大多数都是纸质文件,一些纸质文件还包含了光盘。企业收文的载体除了包括单套纸质文件,也包括了通过网络传输系统传递的单套电子公文,以及电子文件和纸质文件双套传递的文件。对于这些收文,企业可以构建一个标准化接口,将收文导入到办公自动化系统、档案系统中,促使其进入到办公自动化系统,完成公文的流转工作。在处理结束时,还要导入档案系统预归库中。

4.1.2对技术档案进行归档整理

要解决技术档案的“双套管”问题,就需要保证系统原生技术文件的凭证性,这样才能使其和纸质档案共同归档,减少技术档案的扫描工作量。站在技术方面来分析,发现借助数字签名、盖水印的方式可促使归档系统技术文件更具备法律性。站在流程方面来分析,要锁定技术文件的流转,就要促使数据的变化和备份均进行登记,从而保障原生态技术文件的流转达到闭环的目的,从而完成技术文件的归档工作。

4.2促使档案信息化进程加快

企业档案信息化水平,对“双套制”产生了一定的影响。为此,需要将档案信息化建设纳入到企业信息建设中去,从而促使档案部门的信息化建设得以加强。其中的重点是档案管理系统,促使该系统得到创新和开发,这已经成为了重要的任务。另外,也要开发出档案系统和企业其他系统的统一接口,促使办公自动化系统中属于归档范围的文件也能得到自动归档,减少手工操作量。同时,还要对档案数字化的配套设施进行完善。

所以,企业中档案的采集接口分为两种。一种是应用系统和档案系统的自动归档接口。另外一种是数字化档案手动操作接口。需要注意的是:手动导入接口需要特殊管控,避免数字化文件向外散播。

4.3推进档案的数字化进程

促使档案“双套制”理念得到利用,必须要建立在档案的可用性、可读性方面,提升档案管理的水平。为了达到这样的目标,要促使企业档案全部进行数字化扫描,将档案挂接至档案系统中。数字化的方式有两种,一种是全部外包给外部企业,另一种是企业自行扫描。在选择了合理的扫描方式后,企业要借助不同技术手段对电子档案的使用权限进行约束,提高档案的安全性。

本文站在“双套制”的角度阐述了文件管理的现状,并且针对其中存在的问题提出了对策。随着技术的不断发展,“双套制”档案管理模式会得到一定的改进,同时朝着标准化、安全化的方向发展,促使档案管理更加科学合理。

参考文献:

[1] 陈水湖,魏丽维.试析档案“双套制”管理模式下电子档案管理问题及对策[J].机电兵船档案,2016(3):48- 50.

[2] 蘇君华,刘芳.被异化的谨慎——对“双套制”管理的问题分析及策略选择[J].档案学通讯,2015(4):100- 104.

[3] 陈永生,杨茜茜,侯衡,苏焕宁.电子政务系统中的档案管理:问题与思考[J].档案学研究,2015(2):28- 37.

[4] 洪佳惠.知识考古视域下的档案——从“双套制”问题说起[J].档案学通讯,2015(2):34- 38.

[5] 李兵.对电子文件“双套制”归档含义的理解——同一份文件的两种版本与两个部分[J].中国档案,2011(9):32- 33.

咨询论文发表及论文撰写
论文网在线收录7500余种期刊杂志,种
类遍及教育、医学、经济、管理、工业等
多门类杂志的杂志推荐服务。
版权所有@2006-2019
信息产业部备案:闽ICP备05018688号-1
论文网 职称论文 职称论文发表 论文发表
值班电话
15377980356
15377980356

在线客服
228523050

咨询电话
15377980356
邱老师
业务内容
优秀杂志
支付方式
常见问题
网站地图
经营许可