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计算机技术在现代档案管理中的应用

作者:王竞荣 曹景玉 来源:电子技术与软件工程 论文栏目:计算机论文     更新时间:2019-01-20   浏览

王竞荣 曹景玉

摘 要 随着科学技术的飞速发展,计算机技术也获得了巨大的突破和广泛的应用。在现代的档案管理工作中,计算机作为一种基本工具已经成为管理人员不可或缺的技术。由于计算机技术的发展,在管理档案时计算机能够极大的提高工作人员的工作效率进而提高档案管理的管理水平。因此,计算机在现代档案管理工作中是十分普遍而有必要的。本文将围绕计算机技术在档案管理工作中发挥的重要作用和普及计算机技术在档案管理工作中的应用展开探讨并给出一些建议。

【关键词】计算机技术 档案管理 应用

信息技术是随着计算机发展而来的一种管理方法。与传统的档案管理方法相比,计算机技术具备很多传统方法无法比拟的优势。计算机能够提高档案管理工作者的工作效率,加快档案检索速度,加强档案安全,增长档案的寿命,降低档案管理成本,提升档案管理水平。随着计算机的普及,档案管理工作早已无法离开计算机技术。因此,加快计算机技术在档案管理中的应用是现代档案管理的客观要求,只有充分掌握了计算机技术,并将计算机技术应用到档案管理工作中,档案管理工作才能符合现代档案管理的工作模式,提高档案管理水平。

1 计算机技术在档案管理中的意义

1.1 计算机技术和档案管理相结合是现代发展的需求

如今是一个信息化的时代,计算机作为信息最为重要的载体早已被广泛的应用到了各行各业。传统的档案管理工作方法已经不再适用于现在的档案管理工作,其在管理工作中较低的工作效率和管理水平已无法满足当今庞大的信息量。因此,用计算机技术代替传统的管理技术是一种必然的发展趋势,也是一项重大的生产力的改革。这样的改革在各行各业中都是必然的,也是有利的。因此,作为档案管理工作者应该主动提高计算机技术并将计算机技术应用到档案管理工作中,将传统的工作与现代计算机技术相结合,并不断创新寻找更高效的工作方法。

1.2 传统档案管理与现代信息处理相配合

在我国目前的档案管理工作中,档案基本还是实体档案。档案管理工作者最主要的工作还是对实体档案的保管,并尽量提高档案寿命。然而,计算机技术在对数据的储存中,有着极大的优势。这不仅体现在数据的寿命,还体现在数据的管理成本和管理效率中。数据作为一种虚拟的编码在计算机中的储存基本上不会发生任何改变,其寿命可以说是实体档案无法比拟的。不仅如此,计算机可以的储存数据也是实体档案无法比拟的,一张小小的硬盘就可以储存记录在实体档案中所有的数据。除此之外,计算机的对于信息的管理也是十分有效。计算机技术提供的数据检索、处理功能能够极大的提高档案管理工作者的工作效率。因此,计算机在处理数据、存储数据的优势能够在档案管理工作中得到充分的体现。

1.3 档案管理中应用计算机有助于管理人员与时代接轨

档案管理工作的工作重点首先是培养工作人员的工作意识,提高工作人员的现代化意识。只有让工作人员能够与现代化技术接轨,才能提高档案管理工作的工作水平。当前计算机技术还未全面地在档案管理工作中得到普及是因为档案管理工作人员还未充分意识到计算机技术在档案管理工作發挥的作用。因此,提高档案管理工作者的现代化意识使工作者与时代接轨是当前的首要任务。

2 计算机技术在档案管理中应用的具体措施

2.1 加速计算机技术在档案管理工作中的普及

要实现真正的档案管理工作现代化,就要提高计算机技术在档案管理工作中的普及,要最大程度上使工作者能够熟练应用计算机技术进行档案管理工作。档案管理工作中引入计算机技术能够很好的实现现实档案编目及检索的自动化、档案的自动存储和电子文档管理等操作。因此,普及计算机技术是档案管理工作现代化中重要的一步。

2.2 档案工作人员应提高档案意识和业务素质

档案作为一种宝贵的信息资源,被广泛的关注和重视。因此,档案管理工作者应该提高自身素质,提高业务能力和工作能力。在对档案管理工作者进行培训时,首先应该提高工作者的素质修养,其次应该提高工作者对于计算机的应用能力。在招聘工作人员时,应该优先选择有一定计算机技术基础的工作者。只有这样,档案管理工作者才能熟练掌握计算机办公技术,才能在档案管理工作中充分发挥自身优势与时代相接轨。

2.3 建立健全相应的法律法规

电子档案相较传统档案虽然有许多的优势,但也有其劣势所在。比如说电子档案容易被盗取,且在法律上的效力没有实体档案那样强。因此,应该建立健全的相应的法律法规来提高电子档案的法律效力,强调电子档案的法律地位。对于盗取电子档案的人,法律应该对其做出一定的惩罚。

3 总结

综上所述,计算机技术在档案管理工作中有着极大的优势。现代档案管理工作者应该主动将计算机技术应用到档案管理工作中,充分发挥计算机技术在档案管理工作中的优势。只有这样,我国档案管理工作才能实现全面信息化,并提高档案管理工作的工作水平。

参考文献

[1]金汉霞.刍议计算机技术在档案管理中的有效应用[J].无线互联科技,2014(04):208-209.

[2]陶鑫.浅谈计算机技术在档案管理中的应用[J].科技资讯,2014(02):32.

[3]闫瑞凤.新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究[J].福建电脑,2015(03):90-90,137.

作者单位

1.鲁控水务集团有限公司 山东省济南市 250101

2.山东省淮河流域水利管理局规划设计院 山东省济南市 250101

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