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中小型企业的信息化档案管理

作者: 来源: 论文栏目:计算机论文     更新时间:2017-02-22   浏览

刘岩 广东省环境地质勘查院

摘要:随着计算机和网络的飞速发展,整个社会都呈现出信息化态势,也对中小型企业的档案管理带来重大影响。面对全球信息化进程的发展,中小型企业的档案逐渐呈现信息化建设的发展进程,这也对企业发展的现代化发展创造了条件。

关键词:企业;信息化;档案;管理

市场化经济发展进程日趋加快,大批中小型企业不断涌现,其中很多企业规模不大,企业员工人数少。有的中小型企业是由早期的小作坊演变而来,有的是随着新兴产业发展起来。对于小作坊演变而来的中小型企业,它们普遍存在管理者综合素质较低,没有档案管理意识,很多企业没有档案管理的部门。新兴的中小型企业尽管配备档案管理人员,但是其制度及技术相对滞后。总体来看,档案管理问题在中小型企业中普遍存在,且管理意识不强,更新档案管理制度及技术不及时,已经大大制约中小型企业的发展进程。本文将从如何在中小型企业中开展信息化档案管理着手,重点讨论信息化档案管理的重要意义。

一、中小型档案管理的特点

我国很早便有档案管理活动,但是由于管理总体国情较为落后,档案管理在中小型企业中得不到重视。因此,通常中小型企业的档案管理基础薄弱,很少将资金和人力投入到档案管理中,因此造成了现阶段中小型档案管理的特点如下:

1.概念不清。由于中小型企业档案管理人员专业素质较低,甚至没有专门的档案管理人员,因此对档案管理的概念不清,管理人员也不重视该项工作。他们简单的将档案管理认为是最初的人事档案范畴。随着现代化企业的发展,档案管理已经有了更加宽泛的概念,文化建设、客户资料、财务资料、业务资料都可以建立档案。而中小型企业中对档案管理的内容则越来越少。很多内容都已经消逝,对档案管理的总体概念模糊。

2.作用不清。中小型企业在发展初期,人员流动性较大,且所管理的人员不稳定,档案管理工作有间断性,由于档案管理人员素质良莠不齐,对于有价值的资料是否留存处理方式和鉴别手段不同,因此能保留下来的资料少之又少。有的资料留存下来的格式不统一,日期或内容缺乏等。一个企业没有历史发展的资料,不重视档案管理工作,就如同一个没有历史的企业一般,更无从谈起企业的文化建设等工作。领导者对规范档案管理工作的重要作用还不够重视。

3.没有独立的档案管理机构。对于中小型企业来说,厂长办公室是一个较为核心的机构,它的权威性、事务性最强。由于厂长办公室工作面广,工作繁杂,企业领导通常会将重要的资料交由厂办公室保存,很多会议记录、外事活动、荣获奖励等。但是由于没有独立的档案管理机构,这些资料很难系统化。

二、中小型企业档案管理现状及存在的问题

1.档案管理滞后。在企业发展之初,中小型企业的档案管理工作紧紧是一项日常性的企业文件。当企业发展到一定规模,档案管理就不能仅局限于最原始的记录了,最初的记录方式显然跟不上高效的信息化处理方式。因此,档案管理已经大大落后于企业的发展,并制约着企业的进一步发展。管理者应当注意到为企业留存有价值的原始记录对企业未来发展具有重要的作用,这对企业发展道路具有珍贵的查考作用。管理者应当重视起档案管理工作,以优化企业发展的决策。加强信息利用,避免企业走弯路,造成不必要的损失。及时对过去的工作进行总结,努力提高产品生产质量、降低生产成本,维护企业的品牌效应及知名度。将档案管理技术及时更新,这对企业能够得到规模化发展,提高市场占有率具有十分重要的意义。

2.档案管理人员综合素质有待提高。很多中小型企业虽然配备专门的档案管理机构及专门管理人员,但是这些管理人员很多不是专业人士,缺乏档案管理的知识,因此档案管理人员的综合素质有待提高。档案管理部门作为企业的一个独立部门,工作人员应当掌握相应的理论知识及操作能力,及时掌握信息化档案管理的相关技术及软件操作,提高自身的专业素质及实际操作能力。

3.档案管理服务功能缺失。档案管理工作是一项繁杂的工作,档案通常是一个庞大的信息库,很多中小型企业中档案管理还停留在将各类信息记录在册的阶段,并没有对这些档案资料进行信息化管理,很多资料都是零散存放,且查阅不便。如果档案仅停留在存放阶段,则对企业未来发展更多的服务功能,也发挥不出它的作用。未来的档案管理工作应当是系统化、规范化地利用好信息技术,将档案资料分门别类存储于电脑中,方便需要查阅资料时查找,这样才能真正发挥档案的信息价值,为企业未来发展提供更加便利的条件。另外,很多档案管理的资料会出现变动,通过信息技术可以适时更新内容,便被动更新为主动更新,及时掌握本行业的动态信息。

4.档案管理缺乏安全措施。档案管理的安全性直接给企业带来威胁。例如很多企业的历史性文件、合同、未来规划、设计技术等,都是企业发展的关键性资料。档案管理工作可能涉及到企业的方方面面。由此可见,档案管理的安全性是企业安全性的保障,也是档案管理人员的重要职责。企业领导者要从档案管理的人员到制度,再到相关设施等方面做到安全,最大限度地延长企业档案管理的寿命,保证档案信息的安全。

三、中小型企业信息化档案管理的发展过程及途径

便随着信息化的广泛应用,中小型企业的档案管理也应当是企业信息化的重要部分。档案信息的形态在不断发生着变化,档案管理也不再是传统的纸质资料,而是逐步向数字化发展。企业应当把握好信息化建设的机遇,将档案管理工作按照新形势的要求更新技术和制度,对档案管理提出更高的标准。对于中小型企业来说,档案管理工作应当遵循如下发展途径:

1.创新档案管理,提高信息服务质量

创新档案管理工作,将档案管理朝着信息化方向发展,这给档案信息资源的开发利用带来了挑战。将企业发展与档案资源的合理利用相结合是一项长期的工作。这也要求档案管理人员在收集档案信息时,要不断挖掘对企业未来发展有利的内容,将档案信息适度加工,以便于企业研究未来发展事宜时更好地发挥出档案信息的价值。档案管理工作的创新应当带动整个企业发展的创新,开拓思路,创新理念和思路,充分利用好信息技术手段的优势,将企业发展及管理方法按照最新的发展形势改革。在企业发展中充分利用好数据库的资源及互联网+的有效信息,及时更新信息模式。

2.规范信息化档案管理的数据库信息,实现信息共享

作为档案信息的核心——数据库,拥有庞大的信息量,并且这些信息经过数据库技术的管理,将实现有序、完整并且安全的各项性能。利用网络信息资源是建立档案管理数据库的重要手段,这种方式可以使中小型企业最便捷地将档案资料合理分类,以记录的形式保存在计算机中。将档案资源的管理与数据库相融合,配合上互联网对信息资源的开发利用,极大地提高了档案管理的工作效率。不断增强数据库的信息内容,强化档案目录的建立,将企业不同部门的档案都录入数据库,实现档案的信息化。

3.健全档案管理制度,加强信息安全

在信息化的环境下,中小型企业可以将档案管理按照最新的技术,创新管理方式,摒弃过去落后的企业管理模式,建立一个完善而高效的信息化档案管理模式。通过档案部门对档案及文件的规范化、制度化管理,也将这些信息的安全性通过计算机进一步加强。一旦发生档案信息被泄露的情况,可以根据信息记录追溯相关责任,并通过档案管理信息技术将原档案追回。

4.强化档案工作人员的综合素质

随着现代化技术的广泛应用,信息化档案管理也要逐步在中小型企业中普及开来。这对档案管理的工作人员来说,要求越来越高。因此,档案管理人员要不断学习,提高自身综合素质,特别是对档案管理的相关软件及计算机操作技术要达到熟练掌握的程度,对现代化管理的相关技能应当进一步掌握,这些是档案管理工作的必要的技术,可以提高档案管理的工作效率,为企业创造更多的效益。中小型企业应当对档案管理人员的培训教育工作给予足够重视,将最新的档案管理知识普及到工作人员,让他们用现代化的发展严管看待档案管理工作,以此来满足不断更新的档案管理需求。

综上所述,中小型企业应当建立独立的档案管理部门,不断提高档案管理人员的综合素质,领导者要树立全新的信息化档案管理理念,强化企业档案信息的开发和利用,将档案信息为企业未来发展发挥更重要的作用。

参考文献:

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[2]李松龄.国有中小型企业改革的理论思考[J].河北学刊.2000(02)

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