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浅谈如何打造一支优秀的采购团队

作者: 来源: 论文栏目:管理论文     更新时间:2017-02-22   浏览

徐莉北京国电华北电力工程有限公司

摘要:从事EPC总承包工程业务的国有企业,在项目建设过程中进行的采购工作,最大限度的要求保证利润最大化、工期合理、质量过硬。从事采购工作的团队,需要是一支专业的、高效的、廉洁的采购队伍,才能够最大程度保证公司利益,保证采购产品的水平。

关键词:总承包基建项目采购团队建设

在任何一个单位里,采购部门都是切实影响着公司整个成本水平、产品质量的关键部门,同时也是一个让领导层担心又不能完全放心的部门。既不敢完全放权,生怕权利太大使得从业人员廉洁问题摆上桌面导致公司利益受损;又不能一点权利没有,采购本身也是个专业岗位,该岗位需要有丰富经验的专业采购人员来工作,没有一点权力则无法保证采购部门对于供应商和市场价格的精准把握。

十多年的电力行业基建工程采购岗位的工作磨砺,笔者对采购这一岗位的意义也有了较为透彻的领悟。在这里,我只想就本公司本部门如何进行采购团队的建设说一些个人浅见。

一、采购的理念和准则

道德素养以及严谨的工作态度对采购这一岗位来说是至关重要的。这一精神体现在具体的采购工作上,那就是要保持对企业的忠诚,不带个人偏见,从企业的利益出发去考虑问题,从提供最佳价值的供应商处采购;坚持以诚信作为工作和行为的基础;规避一切可能危害企业利益的行为;不断努力提高自己在采购工作上的知识;在交易中采用和坚持良好的商业准则等等。这一切是很多采购人员一直奉行的工作态度,同时也是一支高效采购团队必须有的工作理念。

二、有价值的采购团队

高效率、专业化、具有凝聚力和严谨性的采购团队,被认为是最能为公司创造价值的团队。

这个团队首先要很专业,每一名采购人员不但需要具备商务人员必备的沟通、谈判、法律、财务、质量观、风险意识及对策等一般知识,更要具备对电力行业采购的专业知识。专业的团队才能创造效率。采购团队的每一个成员都需要通过不断的培训、学习和工作实践达到这一水平。我们需要不断的掌握和使用新技能,接受新的任务,承担新的责任,迎接新的挑战。

其次,这个团队要有凝聚力。我们需要着力培养和建立相互支持和帮助的氛围。强化与合作部门之间的交流,强化采购成员间的沟通互助,定期召开交流会,交流好的经验、专业的知识、行业的变化,使每一名成员都能感到自己被需要、被信任,体会到自身的价值,愿意献言献策,乐于通过努力的工作,作出成绩,取得成就。这样不仅强化了民主氛围,更使我们与合作部门、成员之间的关系更加融洽,从而更愿意全力投入工作中。

而最关键的,是这支队伍的严谨性。不仅仅是每个成员在这个充满利益和金钱交易的行业中秉持的从业道德问题,更是这个团队彼此之间的互相信任和支持,以及面对个体性利益和集体利益时候的态度。

三、建立优秀的采购团队要走的路

1、明确采购部职责范围

一直以来,我们的采购部门承接公司总承包项目及自营项目的采购任务,以上游承包合同为基础,以接受明确的请购文件为起点,按照公司确定的采购程序要求进行采购工作,签订采购合同,同时辅以配合结算、采购风险记录等工作。

而从采购起点,请购单的分析分解、成本测算开始,到进行技术要求确认、变更、短名单确认沟通、直至配合结算工作等等,与各个部门均会涉及到工作界限和权限划分问题。

采购的内容是否属于上游合同之外、是否有些发生了标准变化、是否有些数量需要变更……这些风险点涉及并贯穿整个项目工程的设计方案、施工进度、成本统筹、风险置换等环节。一个部门本身能否完全掌握其中的交织情况,关系到做出的决策是否是最优方案,是否有利于公司整体利益。

故采购部门的职责范围清晰与否,直接影响采购效率和成本核算。职能界限的确认需要在公司各类程序规范文件的基础上,充分考虑项目实际运行所需,与各个接口单位进行研讨确认。选用最优的方案进行划分,并在以后的执行过程中不断完善并界定。

2、根据项目特点,确认采购工作人力资源配置方式

按照不同的工作划分方式,都能完成采购任务。既然是专业的采购团队,根据术业有专攻的原则,需要对采购团队根据阶段工作特点或专业进行划分。

我们可以将采购团队按照不同采购阶段进行划分,每个人做自己所处的阶段的工作(比如有人专门负责请购单分析、有人专门负责评标、有人专门负责签合同、有人专门负责供应商管理);也可以根据我们的项目特点,按照电厂专业进行划分,每个人完成自己专业合同的全阶段(即如:热机专业的人,负责热机设备材料的全部采购环节,从接到请购单进行分解到完成招标询价签订采购合同)。

3、两种人力资源配置方式

不同的分工方式,针对不同的项目具有不同的效率体现。

1)、按照采购程序阶段式配置

优点:可以短时间让新成员快速通过重复的操作进入工作状态,分担一定的工作量,并保证每个人都有事情做,在熟能生巧的道理上体现出效率。在较小规模、要求短平快的项目上,设备材料种类较少,其他合作单位少,这样的分工也可以很大程度上利用新进人员,节约成熟采购人员的精力分散程度,较快的完成采购任务。

局限:但在较为复杂、大型的采购任务上,分段式分工则有局限性。这样的采购任务,设备材料数量多、价值大、牵涉合作单位面广,合作人员数量多。根据以往完成的工程经验,如果按照工作阶段划分,则很容易产生结点,上一个阶段没有完成,下一个阶段的成员只能等待,且由于采购各个阶段工作量及所需要的条件并不均衡,对各成员工作压力也不同,这样时间会浪费,工作责任可以互相推诿,出现问题没有一个人能说明全部情况等等。

2)、按照专业配置人力资源方式:

在复杂、大型采购任务下,按照专业划分将体现出效率。

充分性:我们的采购任务繁重,往往一个项目中涉及主要采购合同多达300类,最少也要150以上。根据专业分类可以分8-10个专业。我们的设计单位、业主方、技经专业等均按照上述专业进行划分。

必要性:为了配合便利、也为了更好的沟通效果,我们也需要按照专业进行划分。鉴于人员数量局限及各专业设备材料数量不平衡,小专业可以合并,根据采购特点,加入甲供材专业。划分专业后,每个成员需要对所属专业内的采购范围从接受请购单后开始运作,选择供应商、确定采购方式、编制采购文件直至签订采购合同,责任清晰明确,工作量相对平衡,且对应接口单位人员也稳定。每个采购组成员需要对自己专业内采购工作全过程进行跟踪处理,联系相关部门,解决出现的问题。

局限:划分专业后,由于电力项目的专业的特点,使那些不懂专业的人员很难在短期内胜任专业采买的工作,起到专业化采买的效果,也使在人员少专业不齐的阶段不能全面铺开专业化采买的工作。另有的专业设备复杂种类繁多,有的专业可能产品较为单一,技术要求也简单些,如果没有适度的轮岗,从长远看,各专业人员以后的工作复杂度不同,解决问题的能力也会慢慢出现差距。

效率体现:而且在公司承接多个项目同时,更专业的划分,可以避免每个项目采买组都需要配置同样重复的岗位,需要更多采买人员。更可以在工期允许的情况下进行真正意义上的集中采购。

4、团队的共同学习与培训

诚然,这样的分工模式,对于各个成员本身的素质要求更高了,每个成员都需要具备本专业设备材料的专业知识,要具备一个合同全局管理的眼界和水平,要能够发挥强力的沟通手段解决问题。这样的要求,恰恰能够鞭策采购部人员的集体学习劲头和适度的竞争。

采购部的团队学习和培训,需要具有十分明确的目的。必须是能提高团队成员的水平,或者解决工作面临的问题的培训。围绕着公司的采购程序文件和作业文件、电力行业专业知识的掌握、商务技能提高、法律知识普及、沟通协调能力提升、风险的管控措施、各种经验和教训的案例、甚至可以是某个单一问题的解决而展开。

这样的培训和学习可以扩大采购成员的知识面,也可以培养更好的采购意识可以给我们每个人提供的工作构思,解决出现的难题。故不同的时期要有进行不同的学习、培训内容,有短期解决问题、交流新知识的培训,也有为提高业务技能和采购意识的长期不定时学习。

5、完善现有的岗位职责、作业文件等

实事求是的说,岗位职责、作业文件,应该是本文内容之外。但是之所以在这里着重提出来,是因为对于我们公司的采购部门来说,或者对于本行业的采购部门来说,这个问题都是采购工作绕不过去的一个问题。制度建设需要规范来约束,但由于实际项目情况不断变化,公司要求始终在提高,因而作业文件必须随着情势发展保持调整完善、因时制宜,而团队建设也需要跟随项目和公司去求不断调整岗位职责。

采购部的作业流程和规范,在自己公司颁布的作业文件基础上,必须根据不同项目特点进行调整,从而使采买工作有据可查、有据可依,业务上更精细化和标准化,同时兼具适度变通原则。

十年不变的流程或者规范,一定对于实际工作效率和效果起到的不是积极作用,必然是各种掣肘和阻碍。

举例来说,因我们目前的采购项目有母公司总承包项目及自营项目两部分,采购成本承担主体也分为母公司承担及公司自行承担两种情况,故现有的岗位职责及工作流程文件等,势必在具体工作中要具体分析。两种不同的成本归类,在母子公司范围内,项目经理级别都不一样,更何况各类部门设置和流程要求呢。

按照同样一套固定的作业文件执行项目,对工作效率、符合型及精细化要求均有影响。为了满足实际工作需要,也为了更专业化、更有效率的采购队伍建设,对现有岗位职责及作业文件进行完善,是我们需要群策群力解决的重点问题。

制定适用的工作手册是规范采买工作和提高工作效率的需要。

6、考核制度的必要性

为了达到建立高效率、专业化、具有凝聚力和严谨性的采购团队这一目标,我们也需要完整的绩效考核制度,同时配合赏罚分明的奖惩机制。

质量化各专业组的合同效果,量化各成员的工作,能够对每一个成员给予客观性的评定;未能完成工作任务的,需要受到相应的处罚;与此同时,适当的奖励更可以激励每一个成员向着更高的目标迈进。

上述惩罚和奖励,需要和公司的薪酬制度互相配合,真正体现出奖罚的力度。而在国有企业来说,这样的机制急需,可也是历来解决不了的问题。笔者浅见,这里不再多言。

四、廉政建设及供应商管理制度优化

如果能实现上面的目标,我们会拥有一支专业、团结、高效的采购队伍,而廉洁、自律是必须贯穿采购工作始终的最重要的价值观,做不到这一点,前面的一切成绩都是零。当然,廉洁、自律绝不仅仅是喊喊口号就可以实现的,必须建立在制度完善基础上。最明显的体现,就是要完善现有的供应商评价体系,该体系我们已经有了多年积累的管理经验。

不管是我们这样的企业还是生产型企业,一批合格的下游供应商以及一套适合本公司的科学的供应商评价体系,都是保证产品质量及成本优势的关键环节。对供应商准入、审核、业绩考核等制度建设,甚至是供应商黑名单制度,都是确保及时准确判断供应商当前状态(如供应商的产品情况、财务状况、履行合同的能力),选择合适的项目供应商短名单的必要保障。

采购工作者们心里都很清楚,所有可能发生问题的环节,都在供应商选取这个点上。这里仅提供一点关于供应商评级工作个人体会:

1、已经签订合同的供应商,需要定期就其在合同执行过程中的质量、交货期、技术服务等方面进行评估,根据各个项目的反馈,进行评级处理;

2、没有签订合同的供应商,按照其在我公司其他工作配合过程中的态度进行评级处理。

3、供应商库以外的供应商,按照其在各类工作配合过程中的表现,以及在我公司各类调研及评价中实际情况,予以评级处理。

综上而言,建设一支优秀的采购团队,对于保证公司利益是属于锦上添花工程。对于公司层面来说,非常需要一支专业的、廉洁的采购队伍,能够最大程度保证公司利益,保证采购产品的水平。

需要指出的是,笔者所在的公司,是设计院形式的国有企业,从事EPC总承包工程业务,我们采购的对象是基建期的设备材料,90%以上是需要特殊设计的,可以用定制化产品形容的对象,其本质是项目式采购。项目式采购任务归结的工作限制条件,无非是成本、工期、质量。因此我们的采购部门,拥有的权限极为有限。因而本篇文章所述的采购团队的工作任务,与生产性企业的采购任务差别较大。

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