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信息化管理在专卖监管中的应用与建议

 论文栏目:计算机论文     更新时间:2017-02-22   浏览

肖红艳    怀化市新晃县烟草专卖局(分公司)

孙雨燕      湖南省烟草公司娄底市公司

摘要:开展好信息化建设,提升专卖监管效率,是充分发挥烟草专卖管理优势,促进烟草专卖管理部门履职到位的关键所在。

关键词:信息化、管理、专卖监管

当前尤其是信息化建设及监管手段落后等问题,成为了制约专卖监管的瓶颈之所在,在一定程度上影响了专卖监管方式的创新转型和效率提升。本文重点围绕当前市场监管、信息化建设等方面工作,提出了如何才能通过信息化手段来提高监管效能,不断完善“两烟”市场监管新机制,同时进一步改进专卖监管方式,提高监管效能的一些建议。

一、专卖管理信息化应用与建设的重要性

信息化专卖管理是现代信息化建设的一个重要组成部分。如今世界已经进入高科技时代,烟草行业的发展必须与世界同步,实施一体化数字烟草发展战略,保持科学发展的活力与动力,努力加快推动凌成兴局长提出的“三大课题”、提升“五个形象”目标的实现。

二、影响信息化管理在专卖监管效率的几个问题

通过多年的信息化建设,系统很多工作都有相应的业务系统辅助,奠定了较好的信息化基础。但是由于专卖管理信息系统、卷烟营销信息系统、内部专卖管理监督信息系统的开发人员、开发时间及应用面不同,使得专卖业务软件与实际应用存在脱节,信息资源共享程度受到严重制约,专卖职能的专业化、系统化进程受到较大影响。 

(一)信息化在市场监管中利用率不高。作为卷烟市场监管和服务的职能部门,虽然有自身的专卖信息系统平台,且有单位的对外门户网站,但是网站的模式单一,功能还亟待完善,网站资源利用率也不高。再加上在推行中认识不到位、人员素质以及配套措施不完善等因素影响,因此在日常专卖监管当中,依旧是以人力为主,利用信息化进行市场监管的效果总体上并不明显。

(二)“各自为战”现象突出。近年来,行业各级对专卖管理信息化建设的重视程度逐步提高,各单位先后研发了专卖管理信息系统、证件管理系统、一体化综合办公系统、内部专卖管理系统等专卖管理信息化应用平台,但这些信息化建设项目大多是“各自为战”,管理应用功能基本相似,重复研发和无序研发造成了大量的资金浪费。

(三)整体建设水平不高。一是信息化建设目标定位低。有些单位对专卖管理信息化建设前瞻性不强,缺乏系统的规划,有的甚至只是为了应付考核检查的需要就匆匆建设上马,目标和定位不高,在工作起步时就已经落后于社会信息科技发展水平。二是参与建设或研发的合作单位资质参差不齐。合作单位的技术和经验差别较大,研发出的信息系统也会有所差别,而且有的合作单位并未对烟草部门需求作深入了解,无论从社会效益还是从经济效益来看,研发的信息系统与预期目标存在较大差距,致使专卖管理信息化建设处于一种低水平状态。

(四)效能发挥不到位。一是功能存在局限性。虽然烟草有对外的门户网站,但是内容长期没有更新,起不到宣传桥头堡的左右,导致专卖宣传工作还是只能依靠宣传车、横幅、传单等传统方式来进行。二是系统整合不到位。专卖管理与卷烟营销、烟叶生产等各业务信息分散在不同的数据库中,存在相互封闭、互不相通等问题,使一些数据的提取、统计与应用无法完成。三是操作能力不强。有些单位专卖队伍老化,专卖管理人员的电脑操作应用能力不能适应发展的要求,阻碍了系统功能的发挥。四是应用积极性不高。由于“APCD”工作法系统平台尚未开通,我们的专卖执法人员在进行市场走访检查时,仍需要用手工方式记录市场检查情况,再回办公室一一进行录入系统,致使工作量成倍增加,影响了使用信息系统的积极性和主动性。

三、运用信息化管理提升专卖监管效率的建议

要利用现代管理的方法和技术,监管执法使“两烟”各个环节共享总体信息,把所有环节通过一个一体化的终端系统来进行组织和管理,以使系统能够在尽可能低的总成本条件下,提供一体化的专卖市场监管、证件办理、市场宣传等全套管理服务。专卖管理通过转化应用,在一定程度上有助于改善专卖监管方式,降低专卖管理成本,提高专卖监管效能。

(一)搭建两个平台,提高监管效率

1、打造市场检查移动平台,实现精准监管

过去,专卖人员进行市场检查时需要携带许多纸质材料,用于查阅和记录零售户情况,既费力又容易导致检查疏漏。我们的设想是,通过结合运用“APCD工作法”,在每一户零售户店内设置专属二维码,专卖人员在市场检查时,只需要通过扫描零售户的二维码,能从手持终端自动获取零售户的分类结果及基本信息,实现对监管对象的精准管理;根据零售户的不同类型,手持终端能自动生成相应的监管菜单,包含检查项目及其具体检查内容,实现对监管内容心中有数;专卖人员在市场检查中的检查记录及对零售户的诚信扣分能通过手持终端自动传送到专卖管理信息系统,并可实时查询浏览,实现对监管结果心中有数。

 2、打造信息传递终端平台,实现资源共享

过去,专卖人员在收集到各类信息之后需要先手工记录信息内容,等回到办公室再将内容录入信息系统,这种方式既费时又容易导致信息传递的滞后与遗漏。

(二)构建“六个子模块”,完善信息支撑

按照专卖市场管理职能,我们可以在信息终端系统中构建证件办理、市场检查、四线协同、绩效考核、信息检索、综合信息等六个模块。六个模块在依托两个平台运行基础上,对两个平台的功能进行了进一步拓展与延伸。

1、构建证件办理子模块,提高办证工作效率

由于当前湖南省烟草专卖管理信息系统和省政府网上政务服务与电子监察系统已经正式对接。我们可以通过开通政务专线,开通许可证网上申请和受理,提高工作效率,让零售户感受到办证的“便捷”与“便民”。

2、构建市场检查子模块,提升分类监管能力

信息系统中的市场检查子模块通过终端分类指标设定、分类算法制定、分类类型设置、分类选择、分类结果测算,进一步完善了终端管理分类方法,规范了终端管理的作业指导。通过市场信息、物流企业档案、卷烟市场价格、无证经营户信息档案等各类信息在这一模块的汇集梳理,让专卖人员全方位了解市场动态,促进了终端把控的多维性与全面性。

 3、构建四线协同子模块,提升互联互通能力

信息系统中的四线协同模块实现了专卖、内管、营销、物流四部门之间更便捷的信息沟通与更紧密的工作协同,使得四线作业人员之间信息及时传递,工作流程便捷顺畅,实现专卖、内管、营销、物流四个部门之间信息的无缝对接与互联共享,提高了四线协同能力。

四线协同子模块汇集了客户地理位置分布、经营类别能力、守法状况等基础信息,并对专、内、销、送四线人员开放权限,提供了异动、查询等功能,实现基础信息资源的共用,不必再对业务系统进行切换。专卖管理信息系统能及时将异常信息跨部门传递,跟踪反馈信息的处理情况,对于零售户单次订货量、重点品牌等关键指标进行设置预警数值,一旦超过预警数值即进行预警,并将预警通过终端系统发送到执法人员的移动终端手中。

4、构建绩效考核子模块,提升监督评价能力

信息系统中的绩效考核子模块,为市局对县级局、县级局对专卖股、专卖股对专卖人员三个层级的考核提供可靠依据,为开展专卖管理各项工作效能评价提供技术支持。一是痕迹可查。终端平台能定位、跟踪专卖人员的地理位置,实时接收移动终端传输的市场检查记录及各类专卖管理信息,全面了解人员工作动向与作业痕迹,并能动态回放、查看过往的行动轨迹,为市场考核提供重要依据;二是指标可算。终端平台能自动测算绩效管理关键指标,并对各类考核指标进行多维度分析,通过饼图、柱状图等方式展示指标的完成进度、同环比情况、全市横向对比等,更加方便、直观地反映各项考核指标的实时完成情况,提高考核数据的统计分析效率;三是过程可控。终端平台与移动终端能进行实时视频、文本对话,并保存相关资料,实现行政执法过程的可视、可控,确保执法行为文明规范,尽可能防范与降低各类行政执法风险。

5、构建信息检索子模块,提升智能搜寻能力

信息系统中的数据库集成了证件信息、案件信息、市场信息、三线信息、物流企业信息等内容,以支持智能检索功能的实现。在信息检索模块中,应用信息检索技术,可以分别从证件、案件、市场检查、反馈信息、地图、文件资料等多个维度出发,在集成的数据库中查找相关信息。

6、构建宣传综合模块,提升综合管理水平

通过宣传综合模块,可以直接和烟草对外门户网站对接,可以在该模块完善法律法规宣传,针对“3.15”、“6.29”等重要宣传日提前通过网站进行宣传。同时,开通提醒短信群发,将卷烟零售协会成员纳入群发对象,及时进行法律法规、专卖政策、大要案件宣判等信息的宣传,提高专卖执法延展度,对客户也有警示作用。

参考文献

[1]汪银生.中国烟草的历史现状与未来[M].合肥:安徽大学出版社,2000
[2]
陈栋.我国烟草专卖制度存在的问题和改革方向[J].经营与管理,2011(02)
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李振立,彭振华.烟草市场监管区域化目标管理的理论与实践探索[J].湖南烟草,2010(06)

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