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浅谈企业会计电算化管理中的内部控制

作者:吕飞 来源:商场现代化 论文栏目:经济论文     更新时间:2018-12-05   浏览

摘 要:加入WTO后,我国的经济在不断地发展,国家经济已经进入到信息化时代,计算机网络技术已经被应用到人们的工作中,企业的会计工作也需要电算化管理,它已经成为社会发展的必然趋势,被许多的企业运用在会计的核算和管理当中,企业要加强会计电算化管理,就要不断地完善内部控制,以保障会计电算化管理的合理性和规范性。本篇文章从企业会计电算化管理与企业内部控制之间的联系进行分析,然后整理出会计电算化在发展中存在的问题,并且提出行之有效的方法和解决措施,完善企业会计电算化内部控制制度,希望对企业发展有一定的指导作用。

关键词:内部控制;会计电算化;问题;措施

一、会计电算化与内部控制的联系

企业会计电算化是通过电子计算机会计信息系统实现的。会计电算化比传统的会计信息处理方式相比,具有更准确、快捷的优点,为企业的信息使用者提供更及时、更有效的信息,减轻会计人员的负担,帮助企业规避风险,增加企业自身竞争力,实现经济效益最大化。企业会计电算化的内部控制不同于传统会计的内部控制制度,首先,电算化操作控制功能方面,由于会计人员复杂的工作,很多工作由两个人共同完成,但是由一个人操作这台电脑,工作处理的时候以计算机系统为主,工作中过度依赖于计算机系统,容易导致责任感缺失,增加风险问题。其次,对企业内部控制的处理数据进行规范,以保证信息数据的准确性,尤其是原始数据的真实性。最后,因为所有的数据都在电脑的帮助下进行系统操作完成的,数据都存储在计算机中,但是数据很少进行备份操作,因此很容易发生错误,错误地删除或计算机病毒原因造成的数据丢失,都是会计数据的巨大隐患,这就需要企业加强内部控制建设,确保企业会计电算化管理的安全性。

二、会计电算化环境下企业内部控制概述

1.会计电算化概述

会计电算化管理,主要是指在日常的企业会计工作中,通过电子计算机技术的合理运用提高会计工作的效率和质量,发挥计算机的作用。它的特点是信息技术代替过去手工会计记账和手工报表,对会计分析工作变得更加简便,及时处理一些会计核算的复杂工作。会计电算化的内容包括:会计记录、会计内容分析、信息管理,原始数据分析,监督机制、会计预测、会计预算和核算。会计电算化的作用非常大,提升会计工作的效率,同时发挥监督管理的作用,避免了人工操作造成的舞弊现象发生,规避会计工作风险。

2.企业内部控制概述

企业内部控制是指为了保证企业有序的生产经营,保护正确合法的企业会计数据而制定的管理政策的执行程序,内控的完善有助于企业的管理制度的提升,符合时代发展要求。现代企业的内部控制一般可以包括以下几点:第一,控制法律运作,确保企业的生产符合法律规定;第二,保证资产安全。全面严格控制制度,规范工作人员的行为,确保企业资产效益最大化;第三,提高工作效率。规范生产工艺,选择合适的方法,實现科学高效的生产;第四,提高会计信息质量。科学严格的会计信息管理制度,保证了会计信息的安全可靠。

三、企业会计电算化管理中内部控制存在的问题

1.会计电算化工作人员的职能问题

在企业会计电算化的内部控制中,授权和审批控制是比较常见的。对于手工会计制度,经济业务的各个环节都要经过一定授权人员的批准和盖章才能生效,否则不能给予审批。会计电算化后,职能分工发生了很大变化。电算化以后,所有的业务流程都是电脑化系统操作,所以电脑化的功能和知识的高度导致了集权化的功能,尤其是会计人员的工作范围开始从会计基础数据记录向管理转移。但是还有一个弊端就是一旦内部控制的管理职能薄弱,计算机中的相关数据,会被操作员轻易修改,操作结果也会被改变,从而增加出错和欺诈的风险。

2.会计电算化档案制度不规范

会计电算化法中明确规定,企业的财务资料要每天进行双重备份,财务人员要对其进行分开保管,保证安全。会计电算化档案制度不规范主要体现在企业内部没有充分落实会计电算化法中的规定,并且档案保管人员的职责不明,权限不清楚,有可能出现会计档案被人为的破坏、修改以及企业的会计信息外漏的情况。

3.会计电算化在财务管理方面的执行力度不够

在会计电算化的应用中,企业只重视软件管理和会计的功能,对软件的管理和管理功能缺乏充分的认识。财务软件的材料核算、固定资产管理、工资核算、预算管理等。在管理模式方面,如财务状况实时监控方面不及时,货币供应、需求预测和财务指标分析系统功能不全面,不涉及财务软件方面的功能,同时,财务软件也有查询功能的缺点,这导致财务软件在实际应用中缺乏管理功能。因此,在财务管理中,会计电算化并没有发挥其优势。

4.会计电算化环境下我国内部控制信息对外披露存在问题

公司的会计信息披露比较落后,国家对企业的会计信息披露的法律法规不健全,没有统一的标准。由于企业的管理模式不同,内部控制制度也不一样,企业披露的信息不全面、不规范,企业之间对比不明显。企业的审计报告中没有披露任何信息,长期发展下去企业内部问题积攒越来越多。企业的正常情况下,需要定期进行信息披露,但是由于信息披露的法规不完善,所以企业的信息披露管理不严,不能及时地处理,因此信息披露问题很多。

四、完善企业会计电算化内部控制的应对措施

为了更好的完善会计电算化工作,为企业的发展获得最大的经济效益,就要从根本上出发,对会计电算化内部控制进行完善,其应对措施如下:

1.高度重视组织机构建设以及工作人员的内部控制工作

一般来说会计电算化环境下会计工作分为两种:基础会计工作和会计电算化工作。但要想从根本上改变部门的工作状态,就需要对工作人员进行培训,不仅要具备基础的会计知识,还要培养专业的工作能力和思想道德以及法律意识,并且完善企业内部的组织机构建设,分清各部门的工作职责,对工作人员进行信息技术学习,估计日常工作采用信息技术,保证会计工作电算化,并且构建完善的内部控制制度,从根本上预防和控制企业各种违规行为和违法行为。

2.严格控制会计电算化系统操作程序,完善企业的内部环境

一方面,企业需要保证会计电算化工作的环境,采取的措施是完善内控制度,做好宣传工作,宣传期工作的重要性,需要对会计电算化系统的运行过程进行维护。另一方面,要维护会计电算化系统的运行。在维护程序的过程中,内部控制的运行从根本上规范程序,清晰的列举每个系统的权利和责任,详细记录计算机会计系统内容,特别强调下会计工作过程和注意事项。特别是系统软件运行的登记、系统数据标准化处理、防病毒感染和操作系统软硬件维护企业都应该高度重视。

3.建立健全的会计电算化工作的档案管理制度

建立和完善会计电算化工作的档案管理制度,总体而言,档案管理涉及会计帐簿、会计报表、会计凭证、会计数据存储和多种存储介质的主要对象。文件管理主要目的是确保计算机会计系统操作的安全性和保密性。会计电算化档案管理中,一方面要有会计电算化主管以及系统管理员的授权签字和盖章后才能进行档案管理;一方面,会计系统數据需要及时的备份,要保证信息系统有问题的时候资料不丢,保证其安全性;另一方面,需要对磁性介质进行检查和处理,确保文件的完整性。

4.进一步完善内部控制制度

企业的传统会计模式已经变成了现在的计算机化,这种情况下,相关的企业人员依据会计信息系统的概念,为企业会计组织结构有了一个新的发展角度来看,合理化的企业会计信息系统需要有一个良好的基础。企业长期以来一直采用会计助理控制的方法来维持财务的定性管理。例如,企业现在使用一些会计方法,例如授权、财产保全和复式簿记可以择优进行选择使用。现在仍有许多先进的电子手段,如:标准的全面预算,成本控制,通过计算对一些无形资产管理,在国外或国内大型企业使用,但在国内使用不普遍,主要是除了经济环境,思想理念,财务人员素质等,企业现阶段结合电算化和会计信息还不够好。我们可以引入这些先进的会计电算化信息系统,将当前的会计处理控制很好地结合起来,逐步完善企业原有的会计处理控制模式。

5.加强内部财务管理要求

企业财务管理对企业的发展有着至关重要的作用,为了突出其核心位置,需要加强财务管理的建设,尝试和创新全新的财务管理理念,把财务管理和计算机信息技术有效的结合,充分发挥会计电算化在企业财务管理中的优势,实现企业财务管理的信息化及现代化。

五、结束语

会计电算化的结果对于企业的发展具有直接的影响,随着技术发展及企业现代化建设进程加快,企业需要加强会计电算化建设,现阶段企业必须要充分的认识到会计电算化过程当中出现的各种问题,针对问题找出相应措施,避免企业的经营风险,为企业发展提供稳定保障,保护企业的会计数据的安全,保证信息系统内的数据完整,做好企业内控工作,促进企业的发展,发挥企业会计电算化系统的作用,增强企业的竞争优势。

参考文献:

[1]赵娜.企业会计电算化管理中的内部控制研究[J].财经界(学术版),2016(14).

[2]周磊,侯坤.内部控制在企业会计电算化管理中的探讨[J].企业改革与管理,2015(10).

[3]蒋玲.内部控制在企业会计电算化管理中的探讨[J].中国乡镇企业会计,2015(09).

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