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电子采购系统的实现方法分析

作者:<img src="http://cimg. 来源:电子技术与软件工程 论文栏目:计算机论文     更新时间:2019-07-14   浏览

本学术论文《电子采购系统的实现方法分析》,转载自学术期刊《电子技术与软件工程》2014年12期 发表过的职称 论文,原文作者:,由中国学术论文网编辑整理录入,仅供您在电子采购,企业,B/S体系结构,设计与实现等方面参考学习。

摘 要

伴随着互联网+技术和信息技术的迅猛发展,全球经济运转方式和流通方式产生了巨大变化,企业的采购模式也从传统的不透明模式逐渐向着电子商务模式不断发展。本文结合电子商务理念,以采购业务需求为基础,阐述了电子采购系统的实现方案。

【关键词】电子采购 企业 B/S体系结构 设计与实现

1 引言

伴随着互联网技术和信息技术的迅猛发展,全球经济运转方式和流通方式产生了巨大变化,企业的采购模式也从传统的不透明模式逐渐向着电子商务模式不断发展。就我国企业而言,电子商务已经被越来越多的企业所运用,并且以其反应迅速、协同方便的特点也逐渐被企业所认可。下面我们尝试对电子采购系统的实现方法做以探讨和论述。

2 需求分析

通常,企业的采购管理流程都要经过供应商准入、采购实施、合同执行、合作评价等四个阶段,供应商准入阶段对供应商进行初始核查,确定潜在的合作对象,合同实施阶段汇总采购需求,并开展相关招标采购工作,确定最终合作厂家,合同执行阶段按合同条款及时发货验货,合作评价阶段对供应商合作情况进行全方位评估,确定供应商等级,筛除不合格供应商。这四个阶段形成对供应商的闭环管理,每实施一次采购流程都会对供应商名录进行一次优化,使得采购工作质量呈现螺旋式上升,从而实现采购效益和效率的持续优化。

供应商准入阶段:分析潜在合作供应商,并对供应商进行初步调查,分析厂家实力,将合格供应商列入准入供应商名录。

采购实施阶段:包括采购申请、招投标、采购评审、合同审批等环节。其中采购申请环节由公司内各部门提交采购需求,通过审核的需求提交到采购实施部门,实施部门汇总需求,并根据情况确定采购方式,之后开展相关招投标工作,确定合作对象后,需要将相关评标结果总结上报。最后发布中标通知书,确定合同条款,开展各项签约工作。

合同执行阶段:供应商发货,公司收货人员收货,并对货物进行验收。

合作评价阶段:在合作过程中,对供应商进行全方位评估,既有合作过程中的实时客观评价,也有合作后的主观评价,从而得出供应商的准确评分,确定供应商的合作等级,便于以后采购工作的持续改进。

3 系统实现方案

基于以上需求分析,我们设计了一套电子采购系统,包括供应商门户系统和采购管理平台两个子系统,具体又可以划分为供应商管理、采购申请、电子招投标、采购评审、合同审批、合同履行监控、供应商评估等几个子模块。系统采取B/S架构,网络结构大致如图1所示。

其中供应商门户系统服务器提供供应商门户网站服务,是供应商与企业之间进行沟通的桥梁;采购管理平台服务器提供企业内部的采购管理网站服务,是一个规范采购工作的强有力工具,各服务器可以进行横向扩展。

3.1 供应商管理

系统具备供应商管理功能。系统建立供应商档案库,在供应商门户网站提供调查问卷,搜集供应商企业信息、产品等信息,审核通过后进入供应商名录,这些信息也是供应商的身份信息,将贯穿与系统的各个功能模块。

3.2 采购申请

系统具备采购申请功能。采购申请是采购实施工作的起始流程,从这里开始,将会为采购事务分配唯一的采购事务ID,其后紧跟的招投标、采购评审、合同审批、合同履行监控等流程,和采购申请一起通过采购事务ID关联为一个大的采购事务,通过该事务ID可以查询到整个采购事务的处理状况,例如处理到哪个阶段,进展如何。

系统提供采购方式确定功能。采购申请流程结束后会流转到采购部门确定采购方式,例如比选、招投标等采购方式,考虑到这些操作和采购申请流程的关系比较紧密,可与采购申请流程合并为一个流程执行。

系统从采购申请开始将涉及到大量的电子审批流程,为了提升审批流程的可维护性,审批模块可以应用工作流引擎。工作流引擎可提供流程逻辑的定义方法,以及根据流程逻辑来调度业务对象的功能。这能使我们避免在代码中硬编码,因为硬编码难于理解和复用,并且非常容易受到需求变化的影响,维护起来极其困难。

工作流引擎负责在各环节中传递流程信息,并在信息到达某个环节后,给相关责任人分配任务(比如“审批”任务)。工作流引擎的应用步骤:

3.2.1 定义流程

应用流程定义语言定义流程规则,得到流程定义(ProcessDefinition)文件(例如,把媒体发布审批流程定义出来)

3.2.2 部署流程

将流程定义文件部署到工作流引擎服务器中,引擎会分析定义文件并记录到数据库中。

3.2.3 执行流程

根据流程定义的规则,针对具体业务对象进行调度。例如:张三创建了一个媒体发布审批流程,现在就把这个审批单对象交给引擎来进行调度(在各审批人之间进行调度)。引擎将会启动一个流程实例(ProcessInstance)来调度每个具体的业务对象。

3.2.4 电子招投标

系统提供电子招投标功能。招标管理人员可以针对采购需求信息发起电子招投标流程,通过系统将招标文件发放到供应商门户系统中,供应商在线购买标书,编制好标书后在门户系统上传标书及报价,开标后,评标人员在系统中即可查看各家标书情况,方便开展各项评标工作。

3.2.5 采购评审

系统提供采购评审功能。系统提供采购评审电子流程,采购主管可以针对招标信息发起采购评审流程,填写评审单,提交评审总结资料,并按照指定流程提交到各位评审人员以及领导处进行审批,审批结束后可以开始合同审批流程。

3.2.6 合同审批

系统提供合同审批功能。系统提供合同审批电子流程,采购主管可以针对采购评审单发起采购评审流程,填写合同审批单,提交电子合同,并按照指定流程提交到各位评审人员以及领导处进行审批,审批结束后即会进入合同履行流程。

3.2.7 合同履行监控

系统提供合同履行监控功能。系统针对合同类型提供不同的合同监控流程,对货物到货情况、验货情况进行实时记录,例如实物类合同,将交由收货人填写到货时间、到货质量、货物包装情况,而对于服务类合同,则需要填写施工准备情况、施工现场情况、组织协调情况等等,为了方便评分统计,将这些信息组织成选择题方式,按比例分配分值。每当提交完成一份收货单或验收单,系统即会自动统计评分作为客观评分记录入供应商档案库中。

3.2.8 供应商评估

系统提供供应商评估功能。系统提供供应商360°评分功能,采购人员、财务人员、收验货人员、实施人员、使用维护人员等会对合作供应商进行评价,从而得出主观评价。汇总供应商的客观评分以及主观评分可以得出供应商的总评分,基于此对供应商进行评级,从而控制供应商的准入资格。

4 结束语

无论是在电子采购技术的成熟度上,还是在企业采购管理模式的改造方面,电子采购在企业中的应用都是一个全新的课题。它不仅仅完成采购行为,而且利用信息和网络技术对采购流程的各个环节进行管理,有效的整合企业资源,帮助供求双方降低成本,提高了企业的核心竞争力。

作者简介

王天柱(1980-),男,河北省阜平县人。大学本科学历。现供职于中移全通系统集成有限公司。研究方向为互联网技术。

作者单位

中移全通系统集成有限公司 河北省石家庄市 050000轩辕书社

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