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浅谈信息化建设过程中信息部门的职责和作用

作者: 来源: 论文栏目:计算机论文     更新时间:2017-02-22   浏览

刘磊 中国社会科学院研究生院

摘要:企业信息化建设是个持续的过程,是伴随着企业的发展持续终身的。信息部门就是将各方串在一起的关键连接线,其对信息化的建设成效起着极大的影响和作用。随着企业信息化的深入,信息的重要性愈加凸显,信息部门的地位也会日趋重要起来,逐步由被动支撑向主动支撑转变,由生产支撑向管理支撑提升进行演变,逐步成为企业信息中心数据中心,乃至成为企业决策支持中心。

关键词:信息化;信息部门;信息系统

一、信息部门在企业信息化建设中的作用

1.为企业经营管理提供有效的信息技术支持。管理和技术是企业发展的两大关键。信息部门必须密切注意信息技术的发展变化,分析新技术对经营管理与竞争战略的影响,以便及时作出快速反应。

2.通过信息化手段进行数据分析,为管理层决策提供支持。信息部门要运用自己掌握的信息资源帮助最高决策者制订企业发展的战略规划,通过充分有效地开发利用企业内外信息资源,寻求企业的竞争优势,或强化企业的竞争实力。

3.管理企业的信息流程,规范企业信息管理的基础标准。作为企业的神经中枢,信息部门要主持拟定企业信息流程的大框架,建立信息管理的基础标准,抓好数据重组工作,改造杂乱无序的数据环境。

4.负责企业的信息系统建设规划与宏观管理。作为企业信息系统建设主导部门,信息部门对信息系统的建设计划、运行管理、安全管理、人员配备、经费预算等要进行宏观控制和协调,统筹考虑系统建设的硬件、软件和应用问题。

5.制订企业的信息政策与信息活动规划。信息部门应该根据企业发展战略的需要,及时制定或修订企业的信息政策和信息活动规划,以实现企业管理的战略意图。

6.评估信息化建设的投资回报问题。面对眼花缭乱的信息技术,信息部门必须注意研究信息技术的投资回报问题,在信息技术投入和企业管理效益之间寻求某种平衡。信息技术的先进性和可用性都是毋需置疑的。但是,如果脱离本单位的实际情况,盲目地、片面地去引进和实施这些新技术,而不考虑其投资回收期和成本效益关系,就会把自己置于被动境地。

7.推动、咨询与培训。信息部门要帮助信息人员以及企业各部门的业务人员和用户转变观念和认识,并对他们的意见、询问和求助都给予很好的反馈。同时,信息部门还要负责企业全体人员的信息资源开发利用教育与培训工作。

8.信息沟通与组织协调。信息部门一方面负责将管理层的策略、意图和实施方案等通过信息化手段沉淀到信息系统中来;另一方面,信息部门还要承担整个企业各部门、各环节之间以及内外环境的信息沟通与协调工作,实现企业的协同作业和信息资源共享。

二、系统上线后信息部门应该承担的职责

信息部门在企业的信息化建设中需要不断提升人员素质和维护信息系统的技术能力水平。系统上线只是开始,之后信息部门能否承担起相应职责,是信息化能否健康有序进行的前提。

(一)硬件方面

1.机房及服务器维护

机房可以根据实际情况及需要选择自建或者托管。自建机房需要满足以下条件:机房应保持干净,通风,温度(18~25℃),湿度(40%~65%),做好除静电措施等,定期清洁,确保企业服务器运行的外部环境良好。对服务器的检查主要包括服务器硬件状态是否正常;各项外设是否有异常,磁盘状态指示灯是否正常,服务器硬件指示灯是否正常。

2.网络设备检查及安全防护

需对网络设备进行定期检查,同时需要做好网络设备的安全防护工作,避免竞争对手或者其他有不良企图者入侵企业内部网络,窃取公司机密或者制造破坏。

3.信息系统硬件支撑规划

信息系统的建设不是空中楼阁,其一定需要相匹配的相关硬件基础做支撑,随着企业的发展,硬件的拓展及更新换代是必须要去做的一件事情。每年需要对企业的硬件情况进行评估,针对企业的信息发展规划评估制定出硬件的发展支撑规划来。

(二)基础软件方面

1.服务器操作系统安装及运维

a) 对于各服务器的连接方式及所安装服务系统等信息要进行整理形成文档,进行及时维护更新;

b) 操作系统安全补丁及时更新;

c) 定期检查清理应用服务器的磁盘空间;

d) 定期检查数据库服务器的磁盘空间。

2.杀毒软件更新及定期查杀

应加强服务器的安全管理,对于应用服务器尤其要加强杀毒软件监控,定期进行病毒库更新及病毒查杀。

3.数据库安全检查及运维

a) 掌握系统所使用数据库软件的相关维护方法,承担基本的数据库软件运维管理工作;

b) 在使用中及时检查数据库的已分配的表空间使用情况;

c) 掌握数据库的常用指令,懂得使用相关连接工具如何连接对应实例,关闭及启动数据库实例等基本指令操作;

d) 懂得如何查看数据库的日志信息;

e) 需掌握常见操作系统WindowsLinux等系统下面数据库的常见操作命令,并能进行日常维护。

(三)业务系统方面

1.受理业务部门提出的业务需求

汇集各业务部门的系统需求,并对于业务部门提出的需求,能够进行基于系统的全局性的分析思考,整理形成较为清晰描述准确的原始需求文档,以帮助项目工程人员快速准确理解业务部门的业务诉求,分析形成系统开发需求文档,提高双方沟通效率,节省沟通成本。

2.承担日常运营中的系统运维工作

a) 对于自身能够处理的,例如操作性问题,需自行处理;

b) 非常规类问题,则查找FAQ手册依据手册中的解决方案进行处理;

c) 实在无法自行处理的,需要掌握问题的搜集整理方法。

3.进行用户账户及权限管理

信息部门负责整个公司的信息系统运维工作,其需要对信息安全负责。在各个业务部门根据业务需要查看的信息需要有权限管控,不同层级的员工拥有不同级别的信息查看权限,对于敏感信息必须严格管控。

4.承担个性化的打印模板的调整

因为企业在发展的过程中,会经常发生打印格式变更或者打印内容调整的情况,为此某些业务系统的打印模板调整工具需要信息技术人员能够掌握,以便可以胜任处理此类名称,格式等简单修改问题。

5.掌握应用服务的安装配置方法

a) 系统应用服务的安装迁移配置方法

b) 负责程序客户端安装包制作及更新

6.承担人才培养及对外培训

人才培养指信息部门要具备自我造血的功能,一旦出现人员更替能够有自己的培训体系快速培养新人上手做事;对外培训是针对其他部门的操作指导及系统使用培训。

7.承担需求客户化测试工作

需要进行开发的需求经过项目人员受理后,为了避免和防止出错,信息部门技术人员也要了解基本的测试方法,根据自己的理解去测试需求功能是否实现,有无报错,无报错再进行更新。

8.承担需求更新实施工作

程序更新如果涉及范围较小,影响可控,由项目工程人员在测试通过后进行实施即可。对于一线业务系统更新,因为涉及范围较大,影响较广,需要信息部门配合。

9.承担企业个性化分析报表制作

某些业务系统中自带有报表制作工具,操作比较简单,经过培训的技术人员基本都能掌握基础简单报表的制作,满足企业内部个性化的报表需求。对于较复杂的报表需求可以咨询具体项目开发技术人员也可以提交报表需求给项目开发技术人员来进行制作。

10.进行FAQ手册整理

系统上线后,具体项目人员需提供每日检查服务文档和常见系统问题处理方法汇总文档(即FAQ手册)两份标准文档,后续有发生变化或者更改,由信息部门负责修改完善。

(四)规划推动方面

1.管控企业的信息流程

信息部门一方面需要主持拟定企业信息流程的大框架,建立信息管理的基础标准,抓好数据重组工作,改造杂乱无序的数据环境。另一方面可以依据数据指标分析,寻求现有不合理的业务流程,并协调资源进行重组优化。

2.信息沟通与组织协调

信息部门负责将管理层的策略、意图和实施方案等通过信息化手段沉淀到信息系统中去,负责整个企业各部门、各环节之间以及内外环境的信息沟通与协调,实现企业的协同作业和信息资源共享。

3.制定年度信息发展规划

信息化建设要遵循整体规划,分步实施的策略进行推进。年度信息发展规划就是契合企业当前发展瓶颈,基于企业当前实际现状而制定的信息规划,以此来指导新的一年的信息化建设工作。

4.制定细化的应用专题推动计划

先根据年度规划确定好细化的应用专题推动计划,框定每个专题应用需要达到的可衡量的目标,分阶段集中精力来做,实现逐个击破。

5.做好各业务推动计划的验收

依据专题推动计划及评估标准做好各业务专题验收,并邮件知会双方相关负责人阶段验收结果,并尽可能做到一专题一验收。通过反思发现问题,总结经验,不断地提升企业的管理水平和信息化水平。

参考文献:

[1]彭常青.我国企业管理信息化问题研究[D]吉林大学 , 2006 .

[2]陶溪.我国国有企业信息化建设问题与对策研究[D]西安科技大学 , 2006 .

[3]史灵歌.我国中小企业信息化发展策略研究[D]郑州大学 , 2002 .

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