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医院开展合同内部审计工作存在的问题及对策

作者:尹静雯 来源:财会学习 论文栏目:经济论文     更新时间:2019-04-13   浏览

尹静雯

摘要:本文结合医院合同内部审计工作实践,分析目前医院合同内部审计工作中存在问题,并从8个方面提出合同内部审计存在问题的对策,为医院有效开展合同内部审计工作提供借鉴。

关键词:医院合同内部审计;存在问题;对策

合同内部审计是医院内部审计机构和审计人员依据国家有关合同法律、法规及医院内部合同管理的相关规定,运用规范的审计程序和方法,对医院与外部企事业单位签订合同、履行合同的过程和结果进行审计监督、检查、评价和咨询活动,合同内部审计工作已成为医院内部管理的一项重要内容。[1]本文结合医院合同内部审计工作的实际情况,介绍样本医院开展合同内部审计工作的重要性和必要性。

一、合同的概念及类型

(一)概念

合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

(二)合同类型

1.按合同金额分类:固定单价合同,固定总价合同。

2.按合同承办部门分类:后勤办,设备科,信息科,医务科,财务科等其他部门。

二、合同内部审计的目标和内容

(一)合同内部审计的目标

1.合同签订的合法合规性

审核合同内容,确定合同内容是否符合国家法律、法规及医院内部相关规定,是否损坏国家和医院的利益,签订合同对方单位的主体资格是否合法、有效,签订合同双方是否具有履行合同的能力等。

2.合同签订的可执行性

审核合同内容,确定医院现有情况下对某项合同所签订的标的物是否需要,确定医院现有的人、财、物是否可以满足合同执行,确定合同的标的是否有相应的财务预算、计划、资金来源等。[3]

3.合同执行的有效性

审核合同执行过程,确定合同付款是否遵循合同约定,确定合同技术支持条款是否履行,确定整个合同履行过程是否得到监控,确定合同履行的结果是否符合合同要求。

(二)合同内部审计的内容

合同内部审计遵循“事前防范、事中监督、事后评价”的原则,制定承办科室层面及医院层面的相关合同内部审计制度,对合同签订、履行、归档进行全过程监管。具体内容如下:

1.合同签订前的内部审计

(1)通过严格的政府采购程序和严谨的院内“三轮论证”程序同步进行,遵循“货比三家”的比价原则,进行供应商和价格综合审计。

(2)合同签订前的内部审计实行报审制度。合同承办部门应在经济合同正式签订前,将已同对方商定的合同文本及附件连同以下资料复印件送达内部审计机构。

①订立合同依据。如:论证会议记录、中标通知书、政府采购审批表等。

②价款和酬金计算依据。

③其他需要提供资料。

(3)合同签订手续完整性审核。着重审查项目是否立项、招标投标是否完成、是否在预算范围内等。

(4)合同实质内容存在明显异议、显失公平的合同条款,必须提出审计意见和建议。

(5)合同必须具备的公共条款内容审核。

①当事人的名称或姓名和住所。

②标的,数量,单价、质量及技术标准。

③合同总价款或报酬。

④价款的支付、结算方式、开户银行、账号。

⑤履行期限、运输方式、交货方式、交货地点、验收标准。

⑥质量保修期、保修条款及售后服务。

⑦违约责任及解决争议的方法。

⑧双方约定的其他事项。

2.合同执行中的内部审计

(1)合同执行是指合同签约双方在所签订的合同生效期内,根据合同所要求双方的权利、义务,较好执行合同规定的自身职责,监督签约方的义务,获取应得的合法经济利益。

(2)合同一经签订,签订双方必须自觉接受合同的法律约束,严格执行合同条款,遵循实际、全面、协作履行原则,不得擅自更改或解除。

3.合同归档后的内部审计

为保证合同信息安全保密,加强合同归口管理部门对合同实行全过程管理的审计,具体审计内容如下:

(1)合同承办归口管理部门是否定期对合同进行统计、分类、装订、归档。

(2)合同承办归口管理部门是否建立合同台账详细登记合同的订立、履行和变更情况。

三、合同内部审计工作存在的问题

医院签订经济合同范本大多由对方单位提供,合同承辦部门审核把关不严,将对方单位提供合同范本直接交由审计科进行审核,存在内部审计工作量大,隐藏不合理条款,审计风险较大的情况。合同内部审计中存在常见问题:

1.医疗设备采购合同,无质保期和质保金的条款。

2.零星修缮等基建合同,无质保期和质保金的条款;因施工过程会发生设计变更等变化情况,合同总价按预算价签订,最终工程完工验收合格,按实际工程量进行结算,会存在“小合同、大结算”的情况。

3.保洁、保安、绿化管养、停车场、食堂等外包业务合同内容过于简单,不利于监管与考核,导致外包业务工作质量较差,职工、患者、家属不满意。

4.合同条款中无争议解决的具体地点和方式。

5.合同由委托代理人签字,但无法定代表的授权委托书。

6.在合同有效期内,对方单位相关资质到期,合同是否继续履行的相关约定。

7.部分合同预付款金额较高,付款进度的比例不合理,医院存在资金安全的风险。

四、合同内部审计存在问题的对策

(一)医院制定合同范本。为降低合同签订的法律风险,合同承办部门应根据合同签订的实际情况,分类起草各类业务的合同范本,逐渐改变使用对方单位提供合同范本的现状。

(二)质保期及质保金。为有效维护医院的合法权益,保证设备质量及工程质量,应与对方单位协商,约定合理的质保期限和质保金比例,一般情况,质保金比例为合同总价3%-10%,并将质保金保留至质保期满后支付。

(三)严格控制结算价超预算价及超合同价。零星修缮等基建合同,为避免“小合同、大结算”的情况发生,应将工程竣工结算价严格控制在工程预算价的±10%以內。医院应先做好前期工作,如:明确施工范围及相关建筑材料的选定等工作;施工方按建设方需求设计并出图,认真编制工程量清单及工程预算价交建设方审核认定。双方再按认定后的工程预算价签订施工合同,若特殊情况,在施工过程中发生工程量清单外的工程项目或工程材料、工艺等变化时,必须以建设方相关项目负责人“认价、认量”并签字确认的“现场签证”为准,才能列入工程竣工结算结算工程款。

(四)保洁、保安、绿化管养、停车场、食堂等外包业务合同,合同条款应明确对外包业务工作质量的要求及相关考核,或者针对具体外包业务制订相关质量管理实施方案作为合同附件,确保医院相关职能部门对外包业务的监管和考核工作顺利开展。

(五)争议解决地在合同中约定为医院所在地人民法院。为避免医院到异地打官司的情况发生,发生争议的解决条款,应约定为若发生不能协商解决的争议时,任何一方均有权向医院所在地人法院提起诉讼。

(六)取得书面授权书。合同签订一般情况由单位法定代表人签字,但特殊情况,需由委托代理人签字的,必须有经法定代表人签字的书面授权书,且做到一事一授权。

(七)取得对方单位相关合法资质。为确保双方签订合同的有效履行,合同承办部门要严格审核对单位的相关资质证书、授权委托书等,并在合同条款中约定,在合同效期内,若对方单位资质到期未通过年检或授权到期未取得新的授权,合同自然终止。

(八)严格控制预付款比例。为降低医院资金安全的风险,应合理控制预付款比例。如:工程类合同,预付款比例应严格控制在30%以内;普通常用设备购销合同,应争取设备运到医院验收入库投入使用后再支付一定比例货款;技术服务类合同,应根据提供技术服务工作的进度,双方协商确定合理的付款进度比例。

实践证明,医院通过合同内部审计工作的开展,加强对签订合同的审计监督,有利于防范法律风险,提高合同签订质量,实现内控关口前移,最大限度避免给医院造成经济损失,有效维护医院的合法权益,促进医院经济管理工作持续健康发展。

参考文献:

[1]卫生部规划财务司主编《卫生系统内部审计操作指南》

[2]中华人民共和国主席令第15号《中华人民共和国合同法》,发布时间:1999年3月15日.

[3]吴龚.医疗卫生机构合同规范化管理与审计实务[M].北京企业管理出版社,2017.

[4]财政部会计司编《行政事业单位内部控制规范讲座》.

[5]崔静.内部审计监督在医院经济合同管理中的实践应用[J].中国卫生经济,2017年8月第36卷第8期(总第414期).

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